Растежът на бизнеса може да е въпрос на правилния софтуер

Изпращаме и получаваме пари от приятели за секунди, делим сметки виртуално с лекота, следим всичките си лични плащания в реално време. На този фон, когато стане въпрос за управление на бизнес разходи, картината е противоположна - попълване на таблици на ръка, бавен или липсващ достъп до данни, тромав ред за одобрения, копия на хартия. Процедурите нито са особено ефективни, нито прозрачни – изискват твърде много време, търпение и в крайна сметка струват пари.

Към улесняването на тези процеси се насочва Payhawk. Компанията предлага софтуер за цялостно управление на фирмените разходи, заедно с корпоративни карти VISA. Услугата на първия български еднорог дава две ключови предпоставки за растеж на бизнеса - повече контрол и повече време за финансовите екипи, които вместо да издирват липсващи касови бележки, могат да се концентрират върху стратегически важните въпроси за компанията си.

Как работи Payhawk?

Софтуерът на Payhawk е автоматизирана система, която свежда до минимум риска от грешки и дава видимост на разходите в реално време.

Чрез платформата, финансовите екипи получават мигновено всяка заявка за служебен разход. Те могат бързо да я одобрят или откажат, като чрез приложението на Payhawk имат възможността да проследяват и отделни транзакции, още докато се случват.

Мениджърите имат поглед над всяко фирмено плащане, а служителят, който го прави, трябва само да снима фактурата или касовия бон през мобилното приложение на Payhawk. Оттам технологията за оптично разпознаване на символи (OCR) извлича цялата информация от фискалния документ.

Така, без да се налага безкрайна имейл кореспонденция и телефонни разговори, финансовият екип е наясно кой, колко и за какво харчи фирмени средства в този момент, а не в края на месеца. Тази информация е ценна за по-доброто планиране и прогнозиране на бъдещите разходи.

Без забавяне на проекти заради надхвърлен лимит

Друга функция, която финансовите директори отбелязват като плюс, е възможността да наблюдават бюджетите по различни проекти, да сравняват действителните и планираните разходи, както и да следят оставащите средства по тях. Това им позволява адекватна намеса навреме, ако се налага корекция на бюджетите или заложените лимити. 

В предимствата на автоматизираното управление на разходите се убеждават клиентите на Payhawk в 32 държави по света. Сред тях е и базираната в София AIOPSGROUP. Компанията реализира проекти в сферата на електронната търговия за някои от най-големите брандове в света, като Puma, IKEA и Rossignol. Преди две години AIOPSGROUP трансформира изцяло начина, по който управлява разходите си и вече не ги администрира на ръка.

 „Откакто преминахме към Payhawk, спестяваме приблизително два часа дневно и до два дни на месец от времето за събиране и въвеждане на платежни документи. Това ми позволява да насоча вниманието си към по-важни задачи“, казва финансовият директор на AIOPSGROUP Магдалена Великова.

Компанията отчита още, че след като са въвели и корпоративните карти VISA от Payhawk, са спестили от банкови такси и са получили пълна прозрачност на разходите, които правят. Комуникацията между вътрешния финансов екип и външната счетоводна фирма, с която работят също се е подобрила, числата вече се виждат в реално време в приложението на Payhawk и при това - те са еднакви за всички.

Когато системите си “говорят”, управлението на разходите е по-гладко

Софтуерът на Payhawk се интегрира лесно с вече внедрените ERP системи и счетоводни инструменти, а данните се прехвърлят автоматично. Системата ограничава риска не само от грешки, но и от опити за злоупотреба или преразход. Мениджърът може да откаже излишен разход още преди да е направен, а освен това могат да се анализират лесно всички харчове и по този начин да се идентифицират потенциално слаби места.

Системата пести време и усилия не само на финансовия екип, но и на служителите, които правят фирмени разходи. Дори да се наложи да реагират с лични средства за служебно плащане, те могат да са спокойни, че средствата ще им бъдат възстановени навреме, директно в банковата им сметка и няма да застрашат личния им бюджет.

Всичко това дава възможност на финансовия директор и екипа му да запазят енергията си за по-голямата картина и стратегическите въпроси, от които зависи растежът на бизнеса.