Автор на статията: Димитринка Вълкова, дългогодишен преподавател
по Microsoft Excel и Power BI в компютърно образователен център Progress
Лавина от данни! Как да се справим с огромния поток от информация, който се увеличава с всеки ден?
Живеем в информационен свят. Налага се почти ежедневно да преглеждаме и анализираме огромни обеми от данни, бързо да ги трансформираме в разбираема информация, за да вземем правилното решение.
Процесите, които обработват огромни потоци от данни, за да се вземе решение, се определят като data-driven process, или казано с други думи, процес, в който информацията се извлича от различни източници, след това се трансформира, за да се превърне в удобни структурирани данни и таблици (flat tables), готови за анализ и взимане на решения.
В Techopedia е дадена следната дефиния за термина data-driven:
Data-driven е процес или дейност, която се определя от данните. Всички решения и процеси се диктуват от наличните данни. Терминът се използва в много области, но предимно в областта на технологиите и бизнеса, където огромните масиви от данни (big data) са основа за анализ и взимане на решение.
Ще представя накратко две приложения, които масово се използват за тази цел: MS Excel и Power BI. Двете приложения са разработени от Microsoft. Кое от тях да изберем?
Какво представлява Excel?
Във всеки офис (почти) задължително се използва MS Excel, без значение дали сте експерт, или не, в анализа на данни, дали съставяте инвентарни списъци, или работни графици.
Ключовите характеристики на Excel, които го правят незаменим и изключителен инструмент за широк спектър от задачи, са:
- Функции и формули. Excel включва над 400 вградени функции, които са групирани в категории. Нещо повече, за да правите сложни изчисления, може да комбинирате различни формули и да съставяте, т.нар. мегаформули.
- Диаграми. Excel може само с няколко клика да визуализира вашите данни, така че по-бързо и лесно да направите анализ, да създавате динамични диаграми и в различни разрези.
- Пивот таблици. За първи път се включват във Excel 95. Изключително полезен инструмент за обобщаване на големи обеми от данни, който има специфични вградени формули.
- VBA (Visual Basic for Applications). Програмен език, един за всички приложения, включени в офис пакета. Много полезен за автоматизиране на рутинни и често повтарящи се действия. С VBA може да създавате и потребителски функции (User Defined Functions), които допълват библиотеката на вградените функции в Excel, със специфични формули.
- Шаблони (Templates). Всеки нов файл, който се отваря в Excel, представлява шаблон, със съответен шрифт и размер на шрифта, с определен брой работни листове. Нещо повече, може да използвате готови шаблони или да създавате ваши специфични шаблони, които да споделяте с други, а също така да използвате шаблони, създадени от други потребители.
- Power Query. С негова помощ се импортират данни от различни външни източници, изпълняват се сложни трансформации на данни, за да се получат структурирани таблици (flat tables), готови за анализ. Инструментът е достъпен само във версиите Excel 2013+ Professional Pro Edition.
- Power Pivot. Инструментът предоставя възможност данните от различни външни източници, импортирани и трансформирани с Power Query, да се съхраняват в data model на работния екселски файл. Има вградена библиотека от специфични формули, DAX (Data Analyze Expressions), които подобряват анализите. Инструментът е достъпен само във версиите Excel 2013+ Professional Pro Edition.
Как се използва Excel в практиката. Лични впечатления
От дълги години (25+) работя като консултант на свободна практика, а през последните и като лектор по MS Excel и Power BI Desktop в компютърно образователен център Progress.
Тези две много различни дейности са много полезни за мен. От една страна, трябва да следя промените, които се включват във всяка нова версия на Excel. Това ми позволява да използвам инструменти и функции, които не се използват толкова често, но са налични във версията, с която се работи в офиса.
Като консултант към фирми с многообразен предмет на дейност следвам правилото: Да намирам прости и полезни решения.
Няколко примера от практиката:
1. Много малко хора знаят с коя версия на Excel работят и как могат да проверят това.
2. Функция VLOOKUP/HLOOKUP, в която последния аргумент може да има само две стойности: TRUE=1 или FALSE=0. Масово се използва само втората стойност FALSE=0. А решенията се намират с много вложени IF функции, което е изключително тромаво, тежко за изчисление и много често води до грешки! Освен това има ограничение за вложените функции в Excel - не могат да бъдат повече от 7.
3. Пивот таблица и дефинирана екселска таблица. Хора с дългогодишен опит, над 10-15 години, се притесняват да използват пивот таблици, струват им се прекалено сложни, а някои дори и не са чували за тях. Пивот таблицата се появява за първи път през 1997 г. Визуалните филтри (Slicers) също не се използват.
4. Масово не се използва Conditional Formatting с формули.
5. Power Query и Power Pivot. Все още малко се използват като инструменти в Excel.
Като лектор към Компютърно образователен център Progress.
Програмата на обучението по Excel в Компютърно образователен център Progress включва много практически примери. Насърчаваме курсистите да търсят други решения, коментираме заедно предимствата и недостатъците на всяко едно решение. Курсистите имат възможност да споделят казуси, които срещат в ежедневната си работа и се изпълняват с повече усилия.
Понякога се получава така - само малко да се промени структурата на таблицата и изпълнението става по-лесно.
Какво представлява Power BI?
През 2015 г. Microsoft представи на пазара отделно самостоятелно приложение Power BI, което включва Power Query и Power Pivot, същите инструменти, включени в Excel, но с много по-богати възможности за визуализиране и анализ на данните.
В последните години все по-голяма популярност придобива термина Business intelligence (BI). Това е софтуер, който събира бизнес данни, преобразува и ги представя на потребителя по подходящ начин като отчети, дашборди и диаграми.
Power BI дава възможност на бизнес потребителите, които нямат техническа подготовка да обобщават, анализират, визуализират и споделят данни. Интерфейсът е сравнително интуитивен за потребителите, запознати с Excel.
Power BI се използва, за да се анализират в дълбочина данните на организацията. Power BI може да се свързва с разнородни външни източници на данни, да ги трансформира и да ги запази в модела на данни (data model), да създава диаграми или графики, за да визуализира данните. Всичко това може да споделя с други потребители на Power BI.
Моделите на данни, създадени в Power BI могат да се използват по различни начини, като:
- Последователност от диаграми и визуализации от обобщени до по-детайлно представяне на данните.
- Проучване на „What-if” сценарии на данните.
- Създаване на отчети, които могат да отговарят на въпроси в реално време и помагат с прогнози за изпълнението на бизнес метриките.
Основната цел на Power BI е чрез визуализиране на данните да се разкрие индикатори в бизнес данните, които да подпомогнат организацията за правилно и своевременно взимане на решение.
Power BI се използва по различен начин в зависимост от ролята на отделния потребител – от разработчици, анализатори, ръководители и директори и всеки един между тях.
Power BI включва 3 основни приложения:
1. Power BI Desktop – безплатно приложение за създаване и проектиране на отчети.
2. Power BI Service – он-лайн услуга за преглед и споделяне на отчети и интерактивни диаграми, по-популярни като dashboards.
3. Power BI mobile apps – за преглед на отчети и dashboards.
Някои от ключовите характеристики на Power BI, които го извеждат на първите места в класацията на Gartner за BI приложения:
- Изкуствен интелект (AI). Power BI съдържа множество характеристики на AI такива като групиране и обобщаване на данните по определени критерии, анализ на времеви серии, както и разпознаване на естествен език като част от инструмента Q&A.
- Визуализации на данните. Power BI представя сложни данни, импортирани от различни външни източници като инфографики или интерактивни диаграми.
- Споделени отчети. Всеки може да споделя с екипа. Може да създавате отчети на една или повече страници с подходящи филтри, което позволява на всички потребители да наблюдават различни данни.
- Достъп. Всеки, който има права за достъп, може да разглежда, управлява и редактира данните, дори от мобилния си телефон.
● Интуитивен интерфейс. Интерфейсът е много интуитивен и лесен за навигация.
● Интеграция с други приложения. Може да свързвате с различни приложения и платформи за импорт на данни.
● Стабилна защита. Освен end-to-end encryption (криптиране от край до край), приложението е построена върху защитата на Azure системата и използва същия контрол за сигурност както в организации с много секретни данни.
● Мониторинг в реално време. Позволява да се правят промени и актуализации на данните в реално време.
● Сложни изчисления с DAX. Power BI разширява голяма част от познатите DAX формули, които също са включени в Excel като използват много по-модерни изчисления.
Основни разлики между Power BI и Excel
1. Популярност и разпространение.
Excel е най-разпространеният продукт от Офис пакета на Microsoft, представен за първи път на пазара през 1985. Всеки шести в света използва MS Excel, запознат е с интерфейса, използва от фундаментални до по-сложни формули и инструменти. На всеки 3 години (приблизително) излиза следващата нова версия. За всяка версия има отделни планове, които се различават по функционалност и съответно се отразява на цената.
Power BI е относително ново самостоятелно приложение, представено за първи път през 2015 г. Бързо набира популярност, но все още има по-малко ресурси за обучение, в сравнение с Excel. Също така Power BI се възприема от потребителите като по-сложно за работа приложение, с повече технически умения, за да се построят и внедрят решенията за бизнес проблемите. В тази връзка Microsoft създаде полезни ресурси за обучение за начинаещи.
2. Размер на данните
Excel има ограничение относно размера на данните –всеки работен лист съдържа 1 048 576 реда и 16 384 колони. Ако данните изпълват всички редове или всички колони, файлът ще се счупи или ще се заредят само част от данните.
От друга страна, Power BI няма това ограничение и може да управлява милиони записи. Единственото ограничение е данните да са с размер по-малко от 1 GB, но Microsoft предлага решение на това ограничение - Power BI Premium на допълнителна цена. Ето защо, е добре да следвате най-добрите практики за построяване на модела като импортирате само тези данни, от които се нуждаете.
3. Достъп до услуги, запазени в облака.
Excel не поддържа облачни услуги. Единственият начин да споделите екселски файл е като го изпратите директно до получателя.
Power BI предлага Power BI Service, за по-лесно споделяне на отчети и dashboards с всеки във или извън организацията, който има лиценз за Power BI PRO.
4. Визуализации.
Excel и Power BI включват визуализации, които са едни и същи в двете приложения като Bar charts, Line Charts, Pie charts. Но Power BI предлага по-богата колекция от вузуализации, както и специфични, достъпни AppSource. Нещо повече, визуализациите в Power BI се форматират по-лесно и могат да бъдат динамични.
5. Интерактивност.
В Excel единствения начин динамично да се променят данните, показани в диаграмите става чрез Визуални филтри (Slicers).
В Power BI вие може да избирате елемент от една визуализация, което веднага ще се отрази на останалите визуализации и таблици по един много интуитивен начин.
Основни прилики между Power BI и Excel
Excel и Power BI, най-общо казано, имат малко общи прилики. Но тъй като и двете приложения са разработени от Microsoft, те имат сходни елементи. Например, лентата с командите (Ribbon), която се намира най-отгоре.
И двете приложения имат опции за форматиране и настройки за диаграми.
Инструментът Power Query в Excel има същата функционалност както Power Query в Power BI – да импортира данни от външни източници и ги трансформира. Дори в безплатната версия, Power BI Desktop, функционалността е напълно запазена, като в платените версии.
Какво да изберем: Power BI или Excel?
Когато трябва да вземем решение кое приложение е подходящо за нашия бизнес - Power BI или Excel, има няколко важни неща, които трябва да обмислим.
1. Какъв е източникът на данните? Различните инструменти и приложения имат разнообразни възможности за интегриране на различни външни източници. В зависимост от източниците, с които ви се налага да работите, вие трябва да изберете инструмента, който ще ви осигурява безпроблемна работа.
2. Какъв е потребителският интерфейс? Потребителският интерфейс е важно обмисляне, когато избираме инструмент за анализ на данни, особено за нетехнически подготвени потребители.
3. Обем на данните. Анализът на данни изсква инструмент, който трябва да разполага с много мощни хардуерни ресурси. Ако се налага да работите с огромни масиви от данни (big data), изберете инструмент, който оптимизира обработката и няма да ви създава проблеми.
4. Интегриране на данните. Изберете инструмент, който е подходящ за вашия наличен софтуер. Това означава, че ще може да работите само върху една платформа с данни от различни външни източници.
5. Настройки. Различните бизнес активности имат различни потребности за анализ на данни. Затова изборът на инструмент, който може да се настройва в съответствие на вашите специфични изисквания, е много важен. От възможностите за трансформиране на данни до вашите специфични визуализации, вие трябва да изберете инструмент, който ви позволява да го настройвате спрямо вашите уникални потребности.
6. Колективна работа. Ако трябва да работите съвместно с останалите колеги върху анализа на данните, изберете инструмент с възможност за колективна, съвместна работа.
И двата инструмента имат силните и слабите страни, когато избирате между Power BI и Excel. Excel е надежден инструмент за анализ на данни, който е познат по света от десетолетия, познат е с пивот таблиците, формулите и диаграмите.
Power BI, от друга страна, е много по-модерен инструмент, специализиран във визуализацията на данни и business intelligence. Докато и двата инструмента могат да управляват огромни масиви от данни, Power BI превъзхожда по отношение на анализ на данните в реално време. Въпреки това Excel има по-обширни формули и възможности за манипулиране наданните, който е много подходящ за сложни изчисления.
Изборът е във ваши ръце!
В случай, че сме предизвикали интереса ви, можете да вземете участие в курс по Microsoft Excel или курс по Microsoft Power BI. В случай че искате да повишите нивото на служителите си, заявете изготвяне на корпоративна оферта за обучение на office@progressbg.net.
16:27 | 10.07.23 г.
