Нямате време? Прочетете това

Ако плановете ви пропадат често и ви изглежда невъзможно да си вземете дори ден почивка вероятно това, от което се нуждаете, е система за управление на времето. Тя ще ви помогне не само да повишите продуктивността, да не изоставате със задачите си в работата, но и ще ви предпази от ненужния стрес и усещането, че времето ви притиска.

Хората често се сблъскват с неприятното усещане, че си поставят нереалистично много задачи и в резултат не им остава време да довършат нито една. Друг проблем е, че най-важните задачи често изостават най-много, тъй като са по-времеемки и изискват повече концентрация.

Управлението на времето обаче изисква инвестиция – планиране и малко време, в което да подредите приоритетите си.

„Да доведеш работата до край“ Това е техника, която се основава на последователността – независимо колко голям е хаоса и каква информация ви засипва, осъзнайте приоритетите си и бъдете наясно с всяка следваща стъпка, която трябва да направите, за да придвижите работата си напред без да отлагате във времето. Веднъж свършили важен проект в срок ще се убедите колко по-спокоен се чувства човек, когато има ясен план пред себе си за развитието на задачата. Освен всичко останало концепцията оставя време за по-креативно мислене. Може да започнете със седмично разпределение на задачите стъпка по стъпка, като не забравяте да поставите финалната точка с желания резултат. Добре е „екшън плана“ да съдържа и календар, който ще ви ориентира кога какво трябва да свършите. Може да организирате свързаните обаждания, изпращането на тематично обвързани мейли или да направите обща среща с хората, с които до сега сте обсъждали поотделно даден проблем. Целта на този метод е в края на деня да имате зад гърба си свършена работа, подредено бюро и празен десктоп, които да ви помогнат да си тръгнете от работа удовлетворени и спокойни от свършеното.

„Техника на часовника“ Този метод ще ви накара да се съсредоточите върху задачата си без да се разсейвате със странични, допълнителни неща.

 

Може да използвате таймер – кухненски или хронометър в каквато и да е форма – без значение (ако имате пясъчен часовник на бюрото си сега е момента да го вкарате в употреба). Техниката е описана от Франческо Чирило, директор на италианска софтуерна компания XPLabs и бързо се разпространи из социалните мрежи в интернет. Състои се в определянето на време за извършване на всяка задача – когато установите колко време ще ви отнеме едно или друго нещо, което трябва да свършите през деня, започнете с належащото, настройте таймера и се концентрирайте върху работата с ясното съзнание, че времето скоро ще изтече. Игнорирайте всеки опит на прекъсване. Методът се базира на идеята, че техниките за управление на времето трябва да са прости. Когато изпробвате техниката ще осъзнаете, че правите нещо просто дълго време, защото често се разсейвате от странични фактори. Когато времето за една задача ви изтече си оставете минути за почивка, преди да настроите таймера отново.

„Важно и спешно“ Този метод цели да подредите приоритетите си на важни и спешни задачи. Разликата между двата вида е в това, че спешните обикновено са ваш или нечий друг приоритет, който „много на бързо“ трябва да довършите. Важните задачи обаче имат по-дългосрочен характер, те обикновено изискват повече време, но носят по-голяма полезност. Спешно може да е изпращането на кореспонденция, позвъняване или организиране на среща. Важно обаче е да систематизирате изказването си на срещата така, че да бъдете максимално ясни и точни, да проверите документите, преди да ги пуснете до получателя.

 

Ето защо е добре да може да разграничавате важните от спешни неща и да разпределяте задачите тогава, когато обстоятелствата позволяват да не губите времето си с неща за „на бързо“, а да се съсредоточите върху важните. Когато осъзнаете кое е важно и кое спешно няма да отделяте повече от необходимото време за спешните, а ще може да се съсредоточите върху наистина важните задачи.