Как да определим от какъв офис се нуждаем?

Бизнес решението да се премести офисът на една фирма или да се поднови договорът за наем е сложен процес и може да окаже значително влияние върху резултатите на компанията, пише в блога си „The Tenant Advisor” Кой Дейвидсън, старши вицепрезидент на Colliers International в Хюстън. Наемането на офис е многоетапен процес и вземането на информирано решение за необходимото пространство изисква преди всичко правилно планиране, обяснява той. 

Пропускането на етапа на планиране води до редица често срещани грешки от страна на офис наемателите като започване на преговорите твърде късно, фокусиране само върху финансовите детайли, пропускане на добри възможности и други. За да се вземе най-доброто решение, е важно да се определят конкретните изисквания към имота чрез оценка и прогнози, преди да се пристъпи към огледите.

Определете бъдещите си нужди

Решението за наем на офис със срок три години или повече трябва да вземе предвид средносрочните до дългосрочни бизнес цели. За изготвяне на конкретно задание за нужните площи ще се търсят отговори на въпроси като:

- Бизнесът ви расте или се смалява? - В каква обстановка предпочитате да работите? - Какъв тип служители ще имате в бъдеще? - Какви ще бъдат технологичните ви изисквания след три години? - Обмисляте ли придобиване или сливане с други фирми? - Какво влияние ще окаже преместването върху клиентите и служителите ви? - Какви са ценностите на бранда?

Включете ключови вътрешни служители, които вземат решенията във фирмата

Направете екип с необходимите умения за проекта. Може да включите експертите по информационни технологии, човешки ресурси и финанси. Те ще са запознати с конкретни бъдещи тенденции, които може да повлияят на изискванията ви и крайното решение. Участието им в проекта от самото начало ще допринесе за яснота и фокус в заданието. Определете мениджър на проекта, който да поддържа контакт с участниците от компанията, с брокера и консултантите.

Създаване на задание

Заданието започва с изготвяне на документи за изискванията към работното пространство. Те касаят прогнози за нарастване, бюджет, стандарти на площите, визия за организацията и цели, параметри на разходите.

Добре изготвеното задание би трябвало да обобщи тези елементи и да ги превърне в конкретни изисквания към имотите. Заданието ще ускори процеса по вземане на решение. Ще си спестите много време, като посещавате и разглеждате само подходящи имоти.

Заданието създава също рамка за оценка и сравнение на опциите. Важен елемент от изготвянето на заданието е да се направи проверка и анализ на сега ползваните площи, като се постигне ясна представа за нещата, които работят и кои не.

Какво да включва заданието?

Заданието трябва да включва широк обхват критерии – размер на пространството, брой служители (максимум и минимум), локация, услуги в сградата, сигурност и достъп, технически изисквания, комуникационна инфраструктура, екологични фактори, права за поставяне на обозначителни табели, паркинг, работно време, предпочитания за структурата на наема, период, бюджет, срок, условия за подновяване, други уникални нужди.

Помислете как да подредите факторите по степен на значение, защото може да се наложи да се направи компромис с някои в зависимост от наличните опции. За всеки фактор може да бъде определена стойност в точки, като повече точки означават по-важен фактор.

Опознайте местния пазар

На този етап е добре да се запознаете с условията на местния офис пазар и съществуващите задължения и отговорности в договорите за наем. Опознавайки нивата на незаетост, прогнозите за предлагането, текущите наемни нива и предлаганите стимули ще сте в по-добра позиция да преценявате различните предложения.

След като вече сте наясно с изискванията си, сте готови да продължите с огледи и оценка на имотите, които най-добре отговарят на конкретните нужди на компанията.