На фирмените срещи трябва да има роля за всеки участник

Трябва да спрем да се срещаме по този начин. Имам предвид списъка от дразнения, които са твърде познати от работния живот: прекалено дълги, пренаселени, отвлечени, непродуктивни срещи, пише за Financial Times Стефан Стърн, гостуващ професор в Лондонския университет и автор на „Как да бъдем по-добри лидери“. Нищо чудно, че някои бизнеси, като например канадската платформа за електронна търговия Shopify, се заеха да изтрият повечето срещи от календара на служителите си.

По-твърдият подход към срещите може да се превърне в трайна полза от пандемията, която принуди мениджърите да мислят как и къде хората работят най-добре. На неотдавнашния глобален форум „Питър Дракър“ във Виена попитах Роджър Мартин, бивш декан на училището по мениджмънт Ротмън в Торонто, за неговото мнение.

„Предполагам, че трябва да се събираме само когато има нужда да направим нещо съзидателно“, ми каза той. „В света преди Covid се събирахме за твърде много неща. Събрахме се, за да предадем нещо.“

„Най-добрият отговор след Covid е да признаете, че ще трябва внимателно да организирате физическите срещи“, добавя той. „Ако искате хората да идват, на срещата трябва да е очевидно, че сме тук, за да създадем нещо специално. И ако в края на срещата си кажат „Всъщност нямаше нужда от мен“, няма да дойдат следващия път.“

Мартин твърди, че лидерите трябва да развият ново умение: как да подготвят преживяване. „Трябва да има цел за всеки човек, който е поканен на срещата“, казва той. „Ако поканите някого на среща, само за да слуша, това не е работещо. Канете само хора, за които имате роля.“

Това е по-тактично формулирана версия на наблюдението на Илон Мъск, че „Не е грубо да напуснеш среща, грубо е да накараш някого да остане и да си губи времето.“ Има и ехо от забавната критика на покойния мениджърски гуру Дракър, че „човек или се среща, или работи“.

Очевидно видеоконферентните приложения Zoom и Teams направиха възможно провеждането на ефективни срещи без да се карат хората да пътуват. Тази нова технология съживи аудиоконферентния разговор. Това беше лоша новина за индустрията на бизнес пътуванията, но добра новина за семействата и планетата.

Но може би трябва да внимаваме да не пренебрегваме по-малко очевидните или непосредствено осезаеми ползи от присъствените срещи. В неотдавнашен разговор в Института за човешки отношения Тависток в Лондон, организационният антрополог Джон Карън заяви, че по отношение на корпоративната култура (и здравословното развитие на тази култура) в залата за срещи може би се случва много повече, отколкото участниците осъзнават.

Карън описа присъствието си (като наблюдател) на поредица от срещи на международна компания за медицински изделия. На една важна среща е бил и главният изпълнителен директор, заедно с ръководителите на отделите по човешки ресурси, продажби и маркетинг, както и още няколко членове на екипа.

За един буден антрополог, с разбиране на груповата динамика, това, което се разиграло, било поразително. Имало поведенчески и езикови „ритуали“, които разкривали скритите напрежения и които били предназначени да поддържат, а не да разрушават бариерите между колегите. Имало „техники за избягване“. Имало реакции от типа „борба/бягство“, като шефовете на маркетинга и продажбите не успели да се разберат. Имало „артефакти“ - графики, бележки - и използването на мебели и технологии, които поставят повече дистанция между колегите.

С други думи, дори в уж официалната, професионална и зряла обстановка на корпоративната среща, казва Карън, можете да откриете „ритуални изпълнения, които се използват както за постигане на целите на срещата, така и за подриването им с цел запазване на дадена индивидуална или групова идентичност, или пък на властта и авторитета”. И макар това да звучи като едни от най-лошите срещи, които сте преживели, сега знаете какво наистина се случва.

В положителен план това сочи, че с чувствителност и планиране могат да се провеждат конструктивни срещи, които отчитат различните роли, които хората могат да играят. Най-малкото някои от класическите капани могат да бъдат избегнати.

Винаги ще имаме срещи. Трябва да се опитаме да се възползваме максимално от тях. Това ще означава предприемане на по-задълбочен подход. „Инвестирайте повече във време за подготовка“, казва Мартин. „Бъдете наясно какво се опитвате да създадете. И тогава присъствените срещи ще бъдат наистина с висока добавена стойност, много по-висока отколкото преди.“

Това не е лесно. Както Кал Нюпорт, професор по компютърни науки от Джорджтаунския университет във Вашингтон, коментира наскоро пред New York Times: „Историята ни казва, че вероятно ще отнеме едно поколение, за да разберем как изглежда най-добрият вид съвместна когнитивна работа, когато имаме външни изчислителни устройства, свързани чрез високоскоростни цифрови мрежи. Ще отнеме известно време.“

Това е пост-пандемично предизвикателство, но и възможност. С малко късмет бихме могли да постигнем най-добрия възможен резултат: среща на умовете.