Време е да ограничим служебната комуникация

Когато става въпрос за досадните неща в офиса, мислех, че няма какво повече да се каже за неубиваемата хлебарка в интернет, наречена служебна електронна поща. пише колумнистът на Financial Times Пилита Кларк. Авторът обаче допълва, че приятел я е опровергал, когато е споделил вълнението на 10-годишно дете от първия си имейл акаунт. 

„Той се вълнува невероятно, когато във входящата му кутия пристигне ново писмо“, разказва авторът и допълва, че повечето са дошли от родителите на детето или от неговия учител, но той ги броил, когато пристигали - има цели 175.

"Докато поглъщах мъчителната мисъл за това колко скоро радостта му ще се превърне в кошмар на фона на препълнената входяща кутия, моята приятелка възкликна: „Познай колко имейла имам. Непрочетени", допълва още Кларк.

Предположението от 100 000 се оказва силно занижено. "Не, имам 300 000." Когато казах на колега от работата за това, той каза, че е нищо, защото имал повече от 500 000", е обявила приятелката на Кларк. Тя се е допитала и своя позната инвеститор за броя непрочетени мейли. „Повече от 400 000“, гласял отговорът.

Тя се е отказала от опитите си да се бори с непрекъснатoто дигитално бомбардиране, коментира още Пилита Кларк пред FT. Като старши член на нейната фирма, тя е копирана в безкрайна вътрешна кореспонденция, докато се излива нежелан външен спам  от всякакви търговци и промоутъри.

Колега журанлист на автора споделя същите проблеми и  обмисли да зададе постоянно съобщение, че е извън офиса, за да предупреди, че поради натрупването на имейли може да не отговори скоро.

"И говорим само за имейла, който служителите в САЩ са проверявали повече от три часа на ден през 2019 г. Добавете непрекъснатите сигнали от приложенията Slack, Teams, G-chat или WhatsApp и е чудно, че някой изобщо успява да свърши нещо съществено", заявява Кларк в своя коментар.

Разбира се, някои съобщения са необходими, както и някои от онлайн срещите и обажданията, които нараснаха от началото на пандемията. Но се стига до точката, в която обезсърчаващата загуба на производителност надхвърля ползите от комуникацията, смята тя.

Нейните разсъждения са потвърдени от доклад на Microsoft от май, който установи, че работниците по света се затрудняват да следят „натрупването на данни, информация и непрекъсната комуникация“. Проучването показа, че хората прекарват 57% от работния си ден в имейли, срещи и друга комуникация, и само 43% в продуктивна дейност.

Според Microsoft, голям инвеститор в генеративния изкуствен интелект, решението на тази дилема е точно в изкуственият интелект. Технологичният гигант твърди, че той ще освободи стресираните служители от изстискващите ги рутинни операции и ще разгърне тяхната креативност. "Може би. Но ще отнеме много повече от това", катеторична е Кларк.

Според нея като начало служителите трябва да спрат да мислят, че безкрайните „съвети за производителност“ ще помогнат. "Можете да правите колкото искате филтриране на имейли, блокиране на абонаменти и спиране на известия, но това никога няма да реши проблема ви с информационното претоварване, защото не го причинявате вие", допълва тя.

Според нея проблемът произтича от организации, които възприемат слой след слой комуникационни технологии, без да се замислят как това се отразява на техните по-широки цели - или на производителността и умствената енергия на техните служители.

Срещала съм много малко компании като GitLab, софтуерна такава с подробни указания кога да се използва имейл или нещо друго за различни задачи, пише авторът и допълва: "Окуражително е да видим фирма като германската VW да изпробва мерки като изключване на достъпа до имейли извън работно време, дори и те да са трудни за прилагане на практика".

Пилита Кларк отбелязва още и практиката на друга германската автомобилна група - Daimler, която позволява на служителите да използват настройки, които автоматично изтриват входящите имейли, докато са в отпуск. Разпространението на политики относно правото за откъсване от работата, които ограничават служебните контакти извън работно време, също е добре дошло.

Но начинът, по който действаме в работно време, е този, който се нуждае от внимание. Докато това не бъде поправено, ние сме обречени да водим офисен живот, който винаги ще бъде изнурителна, разочароваща сянка на това, което би могъл да бъде, пише в заключение коментаторът.