Стратегически и гъвкави: Модерно управление на проекти, което стимулира промяната

За успешното прилагане на процесите на цифровизация и трансформация са необходими ясна визия, силни лидерски умения и мотивиран екип. Друг ключов фактор за успешна трансформация в една организация често бива пренебрегван, а именно модерното управление на проекти.

Мартина Хюман, академичен директор на програмата за магистратура по стопанско управление (MBA) по стратегическо управление на проекти към Виенския икономически университет (ВИУ), и Катарина Кеслер, ръководител на Центъра за върхови постижения за подобряване на процесите и управление на проекти във Фрезениус Медикъл Кеър, анализираха какви са причините за това, как съвместното създаване и трикомпонентното отчитане са свързани с управлението на проекти и защо толкова много компании в наши дни се стремят да бъдат гъвкави в своите проекти.

Представете си следното: проектът се подготвя в продължение на няколко години; екипът постига етап след етап - но в крайна сметка изпълнението не успява да отговори на изискванията на пазара. Защо? Защото междувременно пазарът се е променил, а същото важи и за желанията на клиентите. В крайна сметка проектът може и да е завършен, но това е огромна загуба на време и пари.

С оглед на бързите промени в света на работата и бизнеса, повечето компании вече не могат да си позволят подобен резултат. Всеки ден носи промяна. Ето защо "проектите за промяна", планирани от точка А до точка Б с фиксирана продължителност на проекта, са отживелица. "Във времена на несигурност, изпълнени със сложни проблеми, промяната е всекидневно явление и трябва да се възприема проактивно", казва Мартина Хюман, академичен директор на MBA програмата по стратегическо управление на проекти.

Постигане на важни етапи със стратегическо управление на проекти

Днешните компании няма как да избегнат преструктурирането и трансформацията, ако искат да са в крак с темпото на цифровизацията и света на работата от ново поколение. Проектите, които се занимават с такава промяна (процеси), са всеобхватни и често трансформират цялата организация, включително работни процеси, нови формати за сътрудничество и преструктуриране на организационната структура.

Тяхната сложност изисква модерно, стратегическо управление на проекти, обяснява Мартина Хюман: "В миналото корпоративните стратегии се прилагаха чрез дългосрочни мерки, а днес стратегията трябва да бъде вградена във всички проекти - или обратното: проектите трябва да бъдат съгласувани с корпоративната стратегия, за да се избегнат ненужни и безполезни разходи по проектите, които пренебрегват стратегията, а оттам и корпоративните ценности и цели. И това е особено важно в процесите на корпоративна промяна", казва тя. Какво означава това: "Независимо дали става дума за работа от ново поколение, цифрова трансформация или усилия за промяна на позиционирането на компанията в условията на криза, никога не става дума само за съответните цели на проекта, но и за стремеж към нещо по-голямо, което ги надхвърля: целта на компанията."

Управлението на проекти като фактор за стратегическа промяна

Изискване за успех: правилен подход. "Проведеното от нас кариерно проучване показа, че висшите ръководители на проекти са особено успешни, когато предлагат и изготвят проекти, съобразени с корпоративната стратегия на организацията, като прокарват промени в посоката, в която се движи компанията като цяло. Проектите винаги водят до промяна, но трябва да сме сигурни, че това е промяната, която искаме", казва Мартина Хюман.

"Следователно, ако една компания иска да затвърди позицията си на обръщане на особено внимание на устойчивото развитие, проектите могат да подпомогнат и насърчат тази цел съзнателно. Като ръководител на проект ще трябва да мисля стратегически и да се питам: Как проектът ще допринесе за постигането на тази цел в дългосрочен план?" Това променя ролята на ръководителя на проекта: "Съвременното управление на проекти ще бъде по-творческа задача в бъдеще, а ръководителите на проекти ще се превърнат в дизайнери на проекти."

Съвместното създаване и трикомпонентното отчитане

Същевременно контекстът, в който се изпълнява даден проект, оказва все по-голямо влияние върху резултата: "За да се гарантира създаването на максимална стойност, ще трябва да навлезете в процес на съвместно създаване с всички заинтересовани страни, както при разработването на продукти, така и при регионалното развитие или строителните проекти. При този подход се отчита не само икономическото, но и екологичното, социалното и общественото въздействие на даден проект (трикомпонентно отчитане)", обяснява Мартина Хюман.

Нейното кариерно проучване показва, че много млади хора имат желание да работят по проекти: "Проектите могат да поддържат висока мотивация в една компания, могат да помогнат за задържането на обещаващи млади кадри.

Днешните служители с висок потенциал са много загрижени за социалното и екологичното въздействие на своята работа. Една компания може например да определи стратегическите си цели, свързани с многообразието, устойчивостта или целите на ООН за устойчиво развитие, като в този смисъл всеки проект, реализиран в рамките на организацията, се съобразява с тези амбиции: "Това може да е строителна компания, която иска да намали въглеродния си отпечатък, като използва бетон, произведен по начин, който не води до вредни емисии. В този случай ключовите показатели за ефективност на стратегията трябва да бъдат изпълнени и на ниво проект", обяснява Хюман. За да се подчертае значението на стратегията, към първоначалното име на програмата, което преди това беше Професионална магистърска програма по стопанско управление (MBA) за управление на проекти, беше добавено "Стратегическо".

Управление на проекти със стратегия и цел

Стратегическата значимост на управлението на проекти изисква от ръководителите на проекти да придобият нови умения: "Докато изпълняват проекти, те трябва непрекъснато да се питат "защо" се прави нещо, което ще им помогне да се уверят, че са разбрали амбициите, стратегията и целта на проекта. Когато сами разработват проект, те трябва да имат ясна представа за корпоративната стратегия на своята компания и да поискат информация, която все още не е на тяхно разположение. С други думи, те трябва да проучат и причините, поради които правят нещо.

Управлението на проекти, извършено по този начин, подпомага развитието на компанията по най-добрия възможен начин", заявява Мартина Хюман. В този процес трябва да се вземат предвид всички заинтересовани страни - клиенти, партньори по проекта - и техните цели и очаквания.

"Това означава, че ръководителите на проекти  трябва да поемат лидерска  роля, което изисква широк спектър  от способности, като например  добри комуникационни умения." Това е още една област, в  която MBA по стратегическо управление  на проекти подкрепя участниците, за да им даде възможност  да се превърнат в лидери, подходящи  за нашето време.

Гъвкавите компании се нуждаят от гъвкави проекти

Мартина Хюман подчертава, че управлението на проекти изисква гъвкави подходи, за да стимулира трансформацията: "В миналото хората са провеждали експерименти, за да открият неща, които не са могли да бъдат разбрани по друг начин, например при космическите пътувания. През годините, този подход на практическо учене е забравен. Гъвкавото управление на проекти означава връщане към корените на управлението на проекти: новите проекти винаги изискват да плаваме в непознати води", обяснява Хюман.

"Трябва да се запитаме каква е целта на гъвкавостта. За съжаление, много хора бъркат гъвкавостта с по-голяма скорост, докато в действителност става въпрос за по-добро и по-ефективно сътрудничество и за повтарящи се цикли на обратна връзка и адаптиране, които водят до по-добри резултати от проекта", казва Мартина Хюман.

Останете на върха на играта с подходящото продължаващо обучение

Точно такива знания придобиват студентите от магистърската програма по стратегическо управление на проекти на Академията за ръководители към Виенския икономически университет: как да въвеждат и прилагат гъвкави подходи.

Катарина Кеслер също се запознава с гъвкавите методи по време на следването си. Завършилата MBA програмата ръководи Центъра за усъвършенстване на процесите и управление на проекти във Фрезениус Медикъл Кеър. Тя е и старши програмен мениджър по оперативно съвършенство в отдел "Производство".

Тя си спомня колко много се е възползвала от знанията на колегите си: "Един колега, който работеше в Adobe, използваше гъвкави инструменти за управление на проекти - бях заинтригувана. След като завърших магистратурата си, въведох гъвкавите методи в нашия център за върхови постижения, а сега предлагаме обучения за тези гъвкави умения на нашите ръководители на проекти", споделя тя.

"Съдържанието на MBA програмата беше изключително интересно за мен, тъй като получих обща представа за всички дисциплини на стопанското управление и същевременно имах възможност да задълбоча уменията си за управление на проекти. Това беше основната ми работа в продължение на много години и затова за мен беше важно да се запозная с актуалното състояние на темата както в академичните среди, така и в практиката", споделя Катарина Кеслер.