Сигурността - неделима част от услугите за управление на печата в организациите

Услугите по управление на печата (MPS), заедно с други свързани услуги и решения, предоставят на производителите на печатаща техника и техните партньори фундаментална възможност за растеж. Пазарът на този тип услуги е вече зрял, което принуждава компаниите предлагащи MPS да се диференцират посредством нови предложения. В днешно време MPS се репозиционира в широките граници на трансформацията на цифровия работен поток. Докато повечето производители предлагат богато портфолио за управление на ефективността и производителността на работното място, повечето от предлагащите MPS срещат затруднения в ключови зони на това управление – аналитична визия, автоматизиране на работния поток и иновации. Необходимо е те да задълбочат компетенциите си в тази сфера и да разширят влиянието си в корпоративната сфера, чрез управление на сигурността и участие в пространството на Интернет на нещата (IoT). Това би помогнало на производителите да станат доверени партньори за услуги извън печата.

Услугите по управление на печата са водещ лост за ускоряване на дигиталната трансформация, чрез дигитализиране и автоматизиране на работния процес, а организациите разпознават този потенциал. Докато към днешна дата едва една четвърт (23%) са съгласни, че MPS играе важна роля при дигиталната трансформация, повече от половината (54%) очакват това да е факт след две години. Докато повечето производители на печатащи устройства вече разшириха своето портфолио свързано с дигитализиране на работното място, все още има компании традиционалисти, които предлагат управление на печата, но срещат затруднения, поради сложността на автоматизиране на работния процес.

Взимайки предвид тенденцията за постоянно повишение на заплахите за кибер сигурността се забелязва растяща тревога относно устройства в IoT(Интернет на нещата), които могат да бъдат цел на атаки, което от своя страна изкачва все по-нагоре сигурността в скалата на услугите за управление на печата. Загубата на данни остава широко разпространена в компании, които използват услуги за управление на печата. През 2018 65% отчитат поне една загуба на данни, увеличение с 60% спрямо 2017 г. Обобщено едва 30% от запитаните, твърдят, че са напълно сигурни, че тяхната печатна инфраструктура е защитена от всички заплахи, външни и вътрешни. Водещи компании, които предлагат MPS, помагат на бизнеса да затвори тези пролуки в сигурността, чрез подробни услуги за оценка на сигурността, макар че нивата на услугата варират при различните производители.

Сигурността вече е IT грижа от най-високо ниво за всеки бизнес без значение от размера му. Въпреки това решенията и услугите за сигурност на печата са много по-назад от цялостната IT сигурност в повечето организации.

Безспорно сигурността на средата на печат, често е неглижиран елемент в цялостната стратегия за IT сигурност. Междувременно се наблюдава повишена загриженост за по-ефективно управляем достъп до информацията. Текущото преминаване към технологии на трети производители, включващи мобилни и облачни приложения, променя самия начин на работа на бизнеса с документи и критично за бизнеса съдържание. Служители, клиенти, всички те вече изискват 24х7 достъп до информация зад и отвъд корпоративния защитна стена. Мениджмънтът и IT отделите са подложени на напрежение да осъществят по-добър контрол върху управлението на информацията. Всяка организация има своя уникална печатна среда, концентрирана върху управление на данни, документи и информация, едновременно в цифров и в хартиен формат. Липсата на надзор в офис средата на печат прави бизнеса уязвим за пробив на ниво данни или устройство под формата на компрометиран софтуер, неподсигурена мрежа или изтичане на данни/информация. Крайният резултат е удължено работно време на персонала по поддръжката, разходи, глоби и нарушаване на бизнес репутацията. Неглижирането на сигурността на печатната среда, като част от цялостната IT стратегия, оставя организацията под заплахата на значителни вътрешни или външни кибер заплахи. Организациите би трябвало да вземат следното предвид:

·     Да направят тригодишен план, какво се очаква да бъде нивото на сложност в осигуряване сигурността на печата и документите. Създаването на условия за предоставяне на защита на печатащите устройства ще стане част от всекидневието през следващите години. Организации, които искат да изградят подробна стратегия за сигурност на печатната инфраструктура, трябва да потърсят решения и услуги, които да изведат защитата много извън самото устройство.

·     Да разберат детайлно, каква е текущата им печатна среда. Да направят оценка на съществуващия документооборот, за да идентифицират заплахите за сигурността и пролуките в защитата й.

·     Да интегрират сигурността на печата в контекста на цялостната стратегия за IT сигурност в организацията. Да разработят дългосрочен план, който включва мерки за текущ мониторинг и управление на печата и на програми, свързани със сигурността на документите. Производителите предлагат широк набор от услуги за защита на устройствата и данните, много от които са създадени, за да се интегрират със съществуващото управление на документите и на системите за управление на корпоративно съдържание (ECM), като по този начин осигуряват допълнителна защита и акцентират върху проблеми, свързани със спазването на нормативните изисквания.

·     Да направят преглед на съществуващите си доставчици на печатни устройства. Когато се оценява нуждата от сигурност на печата и документите, бъдете сигурни, че съществуващите ви доставчици са част от този микс. Тези доставчици със сигурност разполагат с пълен набор от решения и услуги за сигурност и с ясна визия, как предоставяните от тях технологии да задоволят развиващите се нужди на бизнеса.

·     Да идентифицират специфични за индустрията способности. Нуждите за сигурност и нормативните изисквания варират много на вертикалните пазари. Потърсете доставчик с високи компетенции в областта на управление на документооборота, който предлага услуги за сигурност в областта на печата, които покриват вашите специфични бизнес нужди.

Kyocera

Kyocera е основен разработчик на решения и услуги за сигурност на печата и документите в световен мащаб. Kyocera е конгломерат, занимаващ се с производство на електронни изделия, със седалище в Киото, Япония. Силният фокус на Kyocera върху индиректните продажби, позволява компанията да се фокусира върху средния бизнес. Kyocera продължава да засилва своето влияние върху своите партньори чрез гъвкави и евтини решения за управление на печата. Нейното приложение за управление на печата KYOfleetmanager е достъпно като хост услуга за дилърите на компанията и осигурява проактивен сервиз и управление на консумативите на устройства, предлагани от различни производители. Това приложение можа да предостави на дилърите завишени възможности за приходи и по-високи маржове, благодарение на по-широка гама от предложения за сервиз, като оценка, отчетност и помощни услуги.

Kyocera развива и своя отдел за работа с глобални клиенти, така че нейните услуги да достигнат и до големи компании, които не могат да бъдат обслужвани през дилърския канал.

Доказан подход при предоставяне на услуги за управление на печата

Kyocera Document Solutions е приела подход в пет стъпки, който включва Оценка, Дизайн, Внедряване, Управление и Оптимизация. Те включват широк набор от стандартизирани услуги, като одит на печатащите устройства, проактивна поддръжка, планиране на консумативите, управление на промените, отчетност, преглед и изваждане от експлоатация на амортизираните устройства.

От гледна точка на хардуера, Kyocera предлага широка гама А3 и А4 черно-бели и цветни мултифункционални устройства, което позволява на клиентите да бъде предложена балансирана услуга за управление на печата, съобразена с техните нужди. Ключово предимство за Kyocera е надеждността на хардуера, благодарение на ECOSYS технологията, която осигурява дълъг живот на консумативите и се характеризира с висока надеждност, ниска обща цена на притежание (TCO) и намалено въздействие върху околната среда. Kyocera се придвижва все по-нагоре в класацията на производителите, предлагащи управление на печата. Компанията има също сериозен ръст в продажбата на хардуер през последната година, което от своя страна създава и повече възможности за предлагане на услуги, свързани с управлението на документооборота. Нейните търговски консултанти имат специфични цели, свързани с професионални услуги, които демонстрират ангажираността на Kyocera на този пазар.

Kyocera в момента стандартизира своите услуги във всичките си търговски представителства, предлагайки сервизен каталог за всички нейни подразделения в Европа. В допълнение, Kyocera продължава да развива своята облачна стратегия, предлагайки виртуализация на принт сървъри и облачни решения за печат.

Стратегията на Kyocera за услуги за управление на документооборота (MDS) се базира на процес, състоящ се от пет фази:

·     Оценка. Включва професионална оценка на документооборота в организацията, от одит на печатащата техника до финансови показатели, потребление и разход на енергия. Това от своя страна води до препоръки за спестяване на разходи и кои процеси могат да бъдат оптимизирани.

·     Дизайн. Фазата на дизайн включва предлагане на оптимизирана комбинация от хардуер, софтуер и подобряване на процесите. Тя включва дизайн на решения, на печатна инфраструктура и финансови услуги.

·     Внедряване. Фазата включва инсталация на хардуер и софтуер, управление на промените, обучение, логистично планиране, както и ефективно и съобразено с околната среда  изваждане от експлоатация на амортизираните устройства.

·     Управление. Услугите за управление на Kyocera използват техните възможности за отдалечена поддръжка, за да доставят проактивно наблюдение и планиране на консумативите. Те предлагат отдалечена или поддръжка на място и регулярен преглед на резултатите, които подпомагат отчетността и позволяват детайлна оценка на текущата ситуация на печатната инфраструктура.

·     Оптимизация. Чрез анализи на реалното време за работа и оптимизирането му, Kyocera редовно оценява печатащата среда, за да осигури, че тя покрива очакваните нива на сервиз за периода на предоставяне на услугата.

Стратегията осигуряваща сигурност на печата на Kyocera е изградена върху подхода за осигуряване защита на печатната и документната инфраструктури, в това число: нива за поддръжка на устройствата, идентификация по потребител, управление на съдържанието, съответствия/стандарти и консултантски услуги. Kyocera предлага от услуги, осигуряващи защита на устройствата, с план да предложи и вградени приложения за сигурно стартиране, информация за сигурността, интеграция с управление на събитията (SIEM) и поддръжка на TPM модули.

За да осигури по-широка защита на документите и съдържанието, Kyocera предлага широка гама решения за сигурност през различни платформи и модели. Собственият й софтуер nscale, е платформа за управление на съдържанието, достъпна и като облачна услуга и onpremises. Създадена да предоставя права за достъп на потребителите в самата ECM система на компанията nscale предоставя платформа за сигурно и ефективно управление на документите, без да се използва списък с контрол на достъпа (ACL). Услугите за сигурност, предлагани от Kyocera включват тест за проникване, който симулира атака по компютърната система на клиента, за да се потърсят слабости в сигурността, като се опита да се достъпи до данни и функционалности на системата. Kyocera предлага BPM (Business Process Modeling) консултация като професионална услуга, за да установи нуждите на клиента и да му помогне да постигнат цели, свързани със съответствие и да подобри процесите в организацията, свързани с печата. В допълнение, оценка на кибер заплахите е достъпна, за да се провери надеждността на мрежата на клиента и да се анализират възможните заплахи и рискове, свързани с приложенията, които клиентът ползва в момента.

Kyocera предлага два вида оценка: оценка на сигурността на печатната и документната инфраструктура и оценка, съсредоточена повече върху IT/ технически подход. По време на първия се анализира достъпа до мрежата, неконтролирани устройства, чужди сили, регулации, устройства и приложения. IT оценката се различава според типа индустрия, тъй като съответствията и регулациите са различни за всеки тип пазар. Индустриите, върху които Kyocera се фокусира, включват правителствени институции, финанси, фармация, образование и медии.

Силни страни

Силните страни на Kyocera включват широко портфолио от приложения за сигурност, базирани на собствена технология и подпомагани от партньорски решения. Скорошното придобиване на Ceyoniq и DataBank са стратегически ходове от страна на Kyocera, които позволяват на компанията да разшири предложенията си в областта на ECM и да се насочи към специфични вертикални пазари и специфични бизнес апликации. Kyocera развива силна и лоялна програма за индиректен маркетинг, която е инструмент, който помага на компанията да удовлетворява нуждите за сигурност на печата и документите за малкия и среден бизнес.

Предизвикателства

Стратегията на Kyocera може да бъде подпомогната чрез подобрение в глобалното уеднаквяване на предложенията за услуги и решения, предлагани от компанията. Цел на Kyocera също е да подобри портфолиото си с добавяне на специфични възможности за поддръжката на ниво устройство, чрез добавяне на интеграция със SIEM инструменти, за управление на събитията и информацията, свързани със сигурността.

Изберете Kyocera когато

Организациите могат да разчитат на Kyocera, когато търсят интегрирана стратегия за сигурност, която адресира цялостната система на документооборот. Kyocera трябва да бъде във всеки списък на доставчици, когато клиентът търси специфични решения в областта на сигурността, които таргетират индустрии като правителствени институции, финанси, фармация, образование и медии.

КОНТРАКС е официален дистрибутор и оторизиран и сертифициран сервиз на Kyocera за България от 1997 година. КОНТРАКС дистрибутира за територията на България цялата продуктова гама лазерни принтери и мултифункционални устройства на Kyocera, както и на съпътстващите ги софтуерни решения, консумативи и резервни части. Техниката се доставя директно от складовете на Kyocera Document Solutions Europe в Холандия. Каналът за дистрибуция на Kyocera в България допълнително се поддържа и подпомага от дилърската мрежа в цялата страна. КОНТРАКС има изградена дилърска и сервизна мрежа във всичките 28 областни града на България. КОНТРАКС поддържа постоянен склад с актуалните модели лазерни принтери и мултифункционални устройства на Kyocera, консумативи, резервни части и др.

Повече за управление на печата във вашата организация четете на kontrax.bg или потърсете консултантите на КОНТРАКС.