ОББ Интерлийз дигитализира репортинга си с BI система

Водещата лизингова компания автоматизира процеса по репортинг чрез BI платформата Qlik Sense

Все по-голямото количество данни, което компаниите трябва да обработват с всяка изминала година, поставя на изпитание техните бизнес процеси и ги предизвиква да потърсят ефективни решения, за да оптимизират и подобрят своята работа. Един от начините това да се постигне е чрез внедряването на модерни и интуитивни за работа BI инструменти, които дават възможност да се събира, анализира, следи и управлява информацията. Също така те позволяват да се идентифицират тенденции и да се предвиждат бъдещи бизнес сценарии. Именно тази способност в днешно време се превръща в своеобразен стандарт за всеки един иновативен бизнес, който иска да взима устойчиви и печеливши решения.

Такъв е пътят на развитие и на една от водещите български лизингови компании – ОББ Интерлийз, която е част от белгийската банково-застрахователна група KBC Груп. Изправена пред предизвикателствата на новото време, тя решава да внедри информационно-отчетна система, която да автоматизира процеса по репортинг. За целта компанията се насочва към BI инструмента Qlik Sense и към Balkan Services, чиито експерти разполагат с дългогодишен опит в интегрирането на подобни решения.

Първо имахме нужда от автоматизация на целия репортинг процес по отношение на новия бизнес на компанията, тъй като в последните години след придобиването ни от KBC акцентираме изключително върху неговото развитие, за да отговаряме на груповите изисквания и да постигаме своите цели. Преди разчитахме основно на ръчни обработки на бази данни, които извличахме през Excel, а това отнемаше много време и ресурс. Докато сега чрез Qlik Sense ние имаме възможност да се съсредоточим върху анализа на данни. Той ни помага да базираме нашите управленски решения на актуални данни, поднесени по много по-видим начин, което увеличава бързината за вземане на решение, съответно и конкурентоспособността на компанията като цяло. За да бъдем лидер на пазара, на нас ни трябваше конкурентно решение и затова се ориентирахме към този проект, коментира Златина Йотова, финансов директор в ОББ Интерлийз ЕАД.

Реализиране на BI проекта

Доста преди стартирането на същинската работа по проекта от ОББ Интерлийз провеждат сериозно проучване на пазара и решенията, които могат да отговорят на техните нужди. Този предварителен период се оказва изключително важен както за намирането на правилните инструменти и доставчик, така и за успешното реализиране на самата имплементация. По време на този начален етап се провежда анализ на видимостта (visibility analysis), а също така се разглеждат подробно предимствата и недостатъците на редица решения и BI инструменти.

В началото се колебаехме между QlikView и Qlik Sense. Съответно трябваше да проучим плюсовете и минусите, както и да определим кое повече ще съответства от гледна точка на сървърите и изискванията за сигурност на нашата система, която е изградена хардуерно и софтуерно в компанията. Но мисля, че в крайна сметка се постигна едно перфектно решение в лицето на Qlik Sense и Balkan Services, споделя Йотова.

След този процес на бизнес анализ и идентифициране на нуждите компанията преминава към самото планиране и изпълнение на проекта, което отнема само няколко месеца.

Внедряването на решението започва през април 2019, а проектът приключва през октомври същата година. Един от ключовите аспекти при изпълнението му е постепенното и поетапно доставяне на крайния продукт, разкрива Найри Масихи, проектен мениджър и BI анализатор в Balkan Services. Самият план на издаване е включвал четири итерации с определен обхват, като след всяка от тях в ОББ Интерлийз са разполагали с готови анализи и справки. Този подход е дал възможност на ключовите потребители в компанията по-бързо да тестват и използват завършените елементи от системата.

Приложихме така наречения хибриден подход в управлението на проекта – това е съчетание на традиционния подход при планиране и определяне на обхвата и бюджета с гъвкав подход при изпълнението. Разбира се, имахме стандартните за традиционния подход – планиране, изпълнение, мониторинг и контрол на изпълнението, приключване и предаване на проекта, допълва Масихи.

По думите ѝ друг важен фактор за бързото завършване на проекта се оказва и тясното сътрудничество между екипите на двете компании, което е позволило да се наложи една обща динамика на работа.

Възможности на BI системата

Новата Business Intelligence платформа и нейните възможности променят значително начина на работа в компанията. До този момент служителите са използвали предимно файлове в Excel, отделяйки доста време за извличане и обработка на нужната информация. С помощта на автоматизацията, предлагана от новите инструменти, сега те могат да се фокусират основно върху резултатите и анализите на самите данни. На свой ред това им помага по-лесно да взимат правилните решения в точния момент, както и навременно да откриват проблемите.

Business Intelligence системата засега е насочена да предоставя справки, анализи, графични и статични визуализации, свързани с отчитането на продажбите и работата на търговците, със застраховането на активите, оценява динамиката на портфейла и пазарния дял на компанията. Цялата тази информация е достъпна онлайн, в едно единствено приложение.

Самите данни се актуализират по два пъти на ден, което позволява да се поддържа реална картина за състоянието и развитието на бизнеса. Също така по този начин може да се следи доколко от заложените цели и бюджети се изпълняват, посочва Димитър Проданов, архитект на BI решения в Balkan Services. Той допълва още, че агрегираните данни могат да се разглеждат на различни нива и сечения, което от своя страна дава възможност за осигуряване на контрол по качеството и чистотата им.

Значителна част от функционалностите на новото решение са възможни и благодарение на успешната интеграция на данните от основната лизингова система с данните от счетоводния софтуер на компанията. Отделно от това BI платформата има връзки и с външни справки в Excel, които позволяват гъвкавост при работата на служителите в ОББ Интерлийз.

В момента, в който в основната ни система се започне обработката по лизинговане на актив, то ние във финансовия отдел получаваме информация за това. Така че непрекъснато можем да правим сравнение с бюджета, целите, с KPI, което преди ни беше трудно да проследим и го правихме след приключване на месеца с помощта на Excel. Сега всичко е онлайн, което е огромно предимство. Всичко се вижда веднага и независимо къде си, можеш да направиш всякаква справка. Структурата на данните е отлична, което е много добра основа за по-нататъшното развитие, споделя Йотова.

Към момента основните потребители на новата система са мениджмънтът на компанията, включително изпълнителните директори, финансовият директор, ръководителите на звената. Достъп до решението имат също така бизнес анализаторите и ИТ отделът, който се грижи за функционирането на платформата. Йотова подчертава, че на практика всички, които са въвлечени в новия бизнес на компанията имат директна връзка с BI инструмента и съответно с данните, а не единствено екипът по репортинга, както е било досега.

Предизвикателствата

Всеки един проект трудно може да премине без предизвикателства. Експертите от Balkan Services признават, че винаги при подобен тип решения трябва да се отделя особено внимание върху трансформацията на използваните репорти на езика на Qlik Sense. Това е изключително важно, за да могат впоследствие потребителите лесно да достигат до необходимата и търсена информация.

Предизвикателство на всяка една система е да разбереш как всъщност в нея са отразени бизнес процесите и как крайните потребители изискват въведената информация да бъде предоставена. Например имаме договор за лизинг и при щета по него, той бива прекратен. Въпросът е кога трябва да го отчетем като нов бизнес, кога трябва да го отчетем като приключил. С предварителния анализ обаче успяхме от самото начало да подредим цялата система и след това да нямаме проблеми с нейното използване, нито от технологична, нито от бизнес гледна точка, посочва Проданов.

От своя страна в ОББ Интерлийз също се сблъскват с известни трудности. На първо място лизинговата компания е трябвало да се справи с планирането и управлението на своите ресурси, тъй като участниците в проекта са разпределяли своето време между изпълнението на обичайните си задължения и на задачите, свързани с имплементирането на системата. Освен това динамичният характер на работата и реализирането на други големи вътрешни проекти са изисквали както допълнителни настройки на новата платформа, така и бърза реакция при вземането на важни решения.

Ползи от BI решението и бъдещо развитие

Ползите от решението, внедрено в ОББ Интерлийз, надхвърлят автоматизацията на процесите и по-ефективното структуриране на данните. Всъщност в резултат на новата система компанията успява да постигне по-добри резултати и бърз растеж на самия нов бизнес.

Вече не губим време впоследствие да правим репортинг, тъй като на базата на BI инструмента взимаме бързи и адекватни решения, залагаме правилните ключови показатели, мотивационни схеми и като цяло постигаме прогнозите за ръст на лизинговия портфейл, които сме заложили в бюджета. Това за мен е най-голямата полза, коментира финансовият директор на компанията.

Възможностите за визуализация на момента, които предоставя Qlik Sense, също са високо оценени от потребителите на системата, защото дават най-подробна и лесна за възприемане информация за разнообразна сегментация и разбивки.

Предимствата на BI системата вече имат и числово изражение - така например за февруари се отчита 111% изпълнение на бюджета, а от началото на 2020 до края на февруари този процент с натрупване е 106%. Според Йотова цялостното внедряване на Business Intelligence платформата улеснява не само ежедневната работа, но има и сериозен принос и значение за общото развитие на компанията. Именно и затова тя е категорична, че новите инструменти постепенно ще обхванат и други звена на организацията, а не само новия бизнес.

Имаме желание да продължим да обновяваме BI системата, като включим също така кредит риск репортинга, който да обхване целия кредитен риск анализ на портфейла - като структура, като матуритет, като кредитно качество, вероятност за дефолти. Бихме искали да включим лихвен анализ, анализ на ликвидността (liquidity analysis), а също така да следим концентрацията по индустрии, по експозиции на клиенти. Като цяло това ще ни позволи да следим развитието на качеството на нашия портфейл от гледна точка на кредитния риск, който сме поели, както и да правим съпоставка с риска, който сме заложили в плана ни за развитие. Не искаме да спрем до тук, а напротив - искаме да продължим. Смятам, че е постижимо - пак е въпрос на добро планиране, на добра организация, на екипна работа и мотивация, заключва Йотова.

Всяка новина е актив, следете Investor.bg и в Google News Showcase.