Алгоритъмът, който връща американските служители в офиса

През януари Ник Еурек бил готов да покаже продукта, който разработвал три години. Той е съосновател на Maptician, малка компания, базирана в Джорджия, която започнала 2020 г. с готовност да продава новия си аналитичен инструмент, който картографира разпределението по етажи на офисите и върху мобилно приложение показва на служителите в реално време къде седят хората. Идеята била това да помогне на служителите да извлекат максимална полза от времето си с колегите, пише Bloomberg.

Планът се променил драматично с връхлитането на коронавирусната пандемия през пролетта.

„Големият ни стремеж беше как да накараме повече хора да прекарват повече време лице в лице един с друг, за да опознаят колегите си. Сега говорим за малко по-сериозни неща“, казва Еурек.

Осъвременената версия на софтуера на Maptician продължава да следи графика на служителите и да анализира разпределението на етажите, но се използва в помощ на служителите да избягват срещи помежду си.

Въпреки еднаквото желание както на служителите, така и на работодателите да се върнат към графиците си отпреди пандемията за милиони американци завръщането в офиса беше отложено за неопределено време заради засилването на пандемията. В големи градове като Ню Йорк и Сан Франциско офисите продължават да работят под 50% от капацитета си преди пандемията.

И така, кога офисът става прекалено отворен? За това си има алгоритъм – редица компании сега използват софтуер, който им помага да въртят служители, да насрочват срещи, да очертават горещите точки в офиса и да поддържат безопасна дистанция между колеги, които искат да сменят дома с небостъргача.

За подобна услуга има стабилен пазар. Еурек казва, че над 80% от приходите на компанията му тази година идват от фирми, търсещи начини да въртят графиците на служителите си, така че да могат да отворят безопасно. 50 компании използват в момента платформата на Maptician, която позволява на работодателите да държат служителите си в офиса на възможно най-голямо разстояние един от друг и засича зони с висок риск от предаване на заразата като поставени твърде близо едно до друго бюра, тесни коридори и конферентни зали. Картите на офиса са чувствителни и към времето, което означава, че компаниите могат да ги използват като форма за проследяване на контакти – ако някой в офиса има положителен тест за COVID1-9, колегите му може да влязат в картата и да видят дали някога са седели близо до заразения.

Други компании създават собствени инструменти, за да направляват процеса по повторно отваряне.

Преди пандемията компанията за бизнес имоти SquareFoot в Манхатън, имала над 50 служители, които идвали на работа всеки ден. Конферентните зали били препълнени, зоните за обедна почивка гъмжали от хора, а служителите работели рамо до рамо в офиса с отворен план и площ от 740 кв. м. Сега бюрата са най-малко на два метра разстояние, служителите носят маски, а променената зала за обяд включва допълнителни работни бюра, разделени с плексиглас. Въз основа на правилата за социално дистанциране SquareFoot определила, че може да върне само 27 от 59-та си служители по едно и също време. Затова преди да отвори офиса си на 13 юли, служителите на компанията разработили алгоритъм, за да са наясно как трябва да изглежда ротацията на работното място.

„Не настояваме служителите да идват в офиса до началото на новата година, но създадохме калкулатор, който ни казва колко хора могат да са в офиса“, казва президентът на SquareFoot Майкъл Колачино.

Използваният от компанията алгоритъм следи автоматично часовете, които различните екипи прекарват в офиса, и след това задава бъдещо време в зависимост от това кой вече се е възползвал от времето си в офиса.

“Случва се така, че получавате определеното ви време и след като го използвате, има наказателна функция, която понижава вашата значимост и повишава значимостта на други хора. Това кара хората да се чувстват добре, защото премахва елемента на несиметричност“, казва Колачино.

Брокерите, които съставляват около една трета от компанията, в момента използват мнозинството от слотовете. Те редуват работата от вкъщи и в офиса между срещи с клиенти при огледите на бизнес имоти в града, отдавани под наем.

Според Колачино по същество алгоритъмът е просто по-лесен начин SquareFoot да поддържа функционирането на бизнеса, като в същото време предоставя известна гаранция, че безопасността е в основата на решението за повторно отваряне на работно пространство. До момента обаче инструментът не е обработвал голям брой завърнали се в офиса служители. Към октомври най-големият брой хора в офиса по едно и също време е 12 души.

Гарантирането на безопасността е труден процес в момента с растящия брой на случаите на COVID-19 в много части от света и мрачните прогнози за бъдещето в момент, когато САЩ навлизат в есенния (и грипен) сезон. Центърът за контрол и превенция на заболяванията промени определението си за „близък контакт“ с оглед на коронавируса. Сега той го определя като общо 15 минути за 24-часов период на разстояние до два метра от заразен човек.

С други думи дори няколко кратки приближавания до човек с COVID-19 може да доведат до предаване на вируса. Рисковете в офиса бяха илюстрирани в първите дни на вируса, когато беше установено, че 94 души, работещи в кол център в Южна Корея, дали положителен резултат за COVID-19, са се намирали на един и същи етаж.

В САЩ голяма част от вниманието в началото на пандемията беше съсредоточено върху неподходящите мерки за безопасност в месопреработвателните заводи. Но оттогава опасностите в офисите на „белите якички“ стават по-ясни и много работодатели, които настояваха за връщането на служители, се натъкват на проблеми. JPMorgan и Goldman Sachs, например, изпратиха някои трейдъри у дома през септември след множество положителни тестове. А през октомври Западното крило се озова в центъра на най-известната офис епидемия, когато редица служители на Белия дом, включително президентът, се заразиха с вируса.

Софтуерът за управление на служителите не може да предотврати изцяло опасността от заразяване. Пълните указания на Центъра за контрол и превенция на заболяванията за офис сградите включват допълнителни препоръки за вентилация, ежедневна проверка на здравето, почистване, носене на маска и други фактори. Но редица работодатели установяват, че технологиите могат да им помогнат да спазват правилата за безопасно повторно отваряне на офисите.

Salesforce, компания от Fortune 500, която създава базиран в облак софтуер за компании, за да управляват отношенията си с клиенти от един портал, използва технология за повторно отваряне на офиси от пускането на Work.com през май. Новата софтуерна платформа включва и редица уелнес инструменти.

Един от тези инструменти на Work.com е алгоритъм за управление на смените, който изчислява потенциални струпвания на хора в сградата като фоайето и асансьорите въз основа на прогнозирания брой служители. Използваната математика е сходна с тази за определяне на пътниците в самолетите. „Запазваме си възможността да отлагаме пристигането им на работа, така че да не се появяват сто души в 8 ч.“, казва казва Ерик Джейкъбсън, вицепрезидент на Salesforce Field Service.

Макар че Salesforce продава платформата на други корпорации, тя също така я използва за връщане на някои от 54 000-те си служители в цял свят обратно в офиса. Над 25 от офисите й в Азия, Европа и Канада са отворили врати, въпреки че 61-етажната Salesforce Tower в Сан Франциско остава затворена.

Salesforce не е единственото голямо име в американския бизнес, чиито лъскави офиси потънаха в тишина в COVID ерата. Макар че някои компании връщат служителите си, работата в офиса изглежда далечна перспектива за други - Microsoft, Target, Uber, Slack и Ford Motor Company са само някои от големите имена, които удължиха работата от вкъщи до юли 2021 г. Много други изглежда не бързат да връщат служителите си.

Предпазливостта предизвиква редица прогнози за постоянен ръст на работата от разстояние, особено във високотехнологичната индустрия, и за изчезването на работата в офис с отворен план. Но много компании изглежда продължават да залагат, че физическият офис ще преживее пандемията. В Ню Йорк, например, технологичните гиганти Amazon, Apple и Facebook са наели 148 хил. кв. м офис площи тази година.

В известна степен разработването на алгоритми за по-безопасно отваряне на офисите може да е опитът на технологичния свят да гарантира, че тези инвестиции в крайна сметка ще се изплатят.