Бойко Яръмов: След отварянето на офисите служителите ще изискват гъвкавост

Бойко Яръмов е съосновател и изпълнителен директор на Campus X - водещ хъб и интегрирана екосистема за технологични компании и талант. Той също е съосновател на Телерик Академия - водеща образователна организация, която подготвя ученици, студенти и специалисти от различни области за дигиталното бъдеще.

През 2002 г. заедно със Светозар Георгиев, Васил Терзиев и Христо Косев основават глобалната софтуерна компания – Telerik, придобита от Progress през 2014 г. През 2009 г. четиримата създават и успешния образователен проект – Телерик Академия, който днес оперира като самостоятелна организация, отделена от компанията и под ръководството на четиримата основатели.

През годините Бойко Яръмов заема различни позиции в Telerik, включително главен директор „Операции“ (COO), главен директор „Процеси“ (CPO) и главен информационен директор (CIO). Преди Telerik той е бил управляващ директор на водеща английска софтуерна компания, разработваща HR решения. Завършил е „Бизнес администрация“ и „История“ в Американския университет в България.

Технологичните  компании са сред най-големите наематели на офис площи у  нас. Какви бяха изискванията  на компаниите в сектора към  работните пространства преди  коронавирусната пандемия и как се променят с постепенното възстановяване на работните процеси?

Ако за момент върнем лентата само половин година назад и извадим пандемията от картината, щяхме да заварим сравнително постоянна тенденция в офис площите, която вървеше от години. В стремежа си за създаване на най-добрата офисна среда и за привличане и задържане на най-ценния актив в една компания – нейните служители, технологичните компании правеха всичко възможно, за да предоставят „пълното офисно изживяване“ под един покрив.

Като съосновател на Телерик и отговорен за инфраструктурата и съоръженията наред с други отговорности от 2002 г. ние самите преминахме през тази фаза. Поетапно усвоихме над 18 хил. кв. м, в които трябваше да разгърнем всички площи, изискуеми за осъществяването на зони като зали за срещи, зали за отдих, зали за масаж, помещения за складиране на лични вещи (сезонна спортна екипировка, багажи и т.н.), кухни, кафене/ресторант, паркинги за коли, паркинги за колела, съблекални, душове, градини и тераси и не на последно място офисни площи.

Погледнато днес и с наличието на познатите сега услуги, това е изключително разхищение на площи и много скъп модел, който всеки технологичен работодател трябва да „повтори“, за да е релевантен и атрактивен за таланта. Ако умножим този модел на офисно разположение по всички технологични компании, които оперират в България, ще видим как един огромен процент от офисните площи на всяка компания има поддържащи функции или обслужват само брандинг нужди (зали за масажи, колела, и т.н.).

Но това беше реалността. Всеки, който искаше да се пребори за най-добрите кадри в сектора и да успее да ги задържи, трябваше самостоятелно да създаде перфектната офисна среда в комбинация с привлекателен пакет възнаграждение.

Каква е ситуацията сега? Наблюдаваме рязко увеличение на една вече започнала в глобален план световна тенденция, допълнена с нов елемент на гъвкавост – компаниите да плащат за това, което ползват, когато го ползват.

В световен план рационализирането на офисните нужди вече беше започнало своя органичен процес на трансформация. Но това бяха сравнително малки крачки в един все още фрагментиран сегмент. Компаниите сами започнаха да търсят механизми, с които да предоставят всички гореизброени условия, но без да го правят сами и да рискуват площите да стоят неизползвани в голяма част от времето.

В този момент влизането на компании в добре обслужвани офис пространства даде възможността на клиентите да се „разскачат“ от концепцията, че всичко трябва да бъде предварително осигурено от самите тях, както и че ще се плаща за него независимо дали се ползва. Като тук не става дума само за coworking пространства, а за добре организирани локации със споделени и обслужвани офиси, грижата за които е изцяло поверена на оператори като IWG/Regus, CBRE/Hana и Campus Х.

С COVID-19 към тази тенденция се присъедини друга дълго отлагана тема – дистанционната работа. Форсирани от създадената извънредна обстановка, работодателите, чиито процеси по принцип позволяват работата да бъде извършвана дистанционно, но не са стимулирали подобни практики досега, бяха принудени да преглътнат дозата страх и да се впуснат в този нов модел на работа. Резултатите при всеки работодател са различни, но едно нещо е сигурно, дори и след отварянето на всички офиси – служителите ще изискват тази гъвкавост да стане част от палитрата с допълнителни придобивки.

Заражда се и един нов, балансиран „multi-mode“ режим на работа, при който компанията ще поощрява свободата на избор откъде да се работи – от вкъщи, от централния офис или сателитни офиси, управлявани от оператори и предоставящи сигурност на служителите, висока обезпеченост и гъвкав бизнес модел. Така компаниите ще могат да оптимизират ползваните офисни площи и услуги, както и продължителността на тези ангажименти, осигурявайки максимална адаптивност за всякакъв вид динамики – било то в условия на пандемия или бизнес трансформации.

По-интересната динамика, която предстои да наблюдаваме, е как тази гъвкавост за крайния клиент ще се отрази на стандартния офисен пазар. 

Доколко важна е за технологичните компании работата в офиса и какви са нагласите сред тях – да върнат постепенно служителите си на работното място или да им позволят да работят от вкъщи и занапред?

Всяка компания е като отделен жив организъм. Няма как да сложим всички под един общ знаменател за това в каква среда биха живели най-благодатно. За всеки рецептата ще е новоприет баланс между конкретни бизнес обстоятелства и времето им за адаптация.

Въпреки това не виждам как повсеместно ръководителите ще мотивират своите екипи след две седмици, например, всички да се върнат обратно в офиса. Особено ако през периода на извънредно положение качеството и продуктивността на работа не са спаднали. Връщането към предишния начин на работа ще бъде поетапно и ще включва формати извън основния офис. Например, с помощта на сателитни офис пространства, които отговарят на здравните регулации, предоставят ИТ обезпеченост и гъвкави условия за наем на седмична или месечна база, големите компании могат да намалят броя на служителите в офисите си, да осигурят тяхната безопасност и гарантират устойчивостта на операциите си дългосрочно.

COVID-19 пандемията даде  внезапен тласък на един започнал по-рано глобален процес, с който  още в България не бяхме  наваксали (особено извън технологичния  сектор). А именно компаниите да  преосмислят процесите си и  да реорганизират своята инфраструктура, така че да позволят диверсифициран начин на работа на кадрите си. Това ще породи нови въпроси, които компаниите ще отнесат към своите наемодатели, когато търсят офисни решения за техните нови процеси.

Според някои  мнения в бъдеще компаниите  ще се нуждаят от по-малки  офиси, тъй като част от служителите  им ще продължат да работят  от вкъщи и след пандемията. Според друга теория обаче  те ще имат нужда от по-големи  офиси, за да могат да отговарят  на правилата за социално дистанциране  и безопасна работна среда. Какво  е Вашето мнение?

Наскоро Ерик Шмид, бивш главен изпълнителен директор и председател на борда на Google, сподели в интервю, че предвид изискванията за социална дистанция компаниите ще имат нужда от повече офисни площи, а не по-малко. A всеки влак ще си има пътник. Преди да правим заключения доколко такова твърдение е приложимо за българския офисен пазар, трябва да се съгласим кои са неопровержимите аргументи, че дадена работа не може да бъде извършена от друга локация – било то сателитен офис или от вкъщи.

Компаниите, чиито продукти или услуги са управлявани от много строги правила за конфиденциалност, сигурност и интелектуална собственост, много трудно биха могли да „разгърнат“ своята структура във формат на работа от вкъщи. Но ако не подлежат на постоянни одити и сертификации, за компаниите не би имало икономическа и бизнес логика да се клъстерира цялата дейност на организацията в един, макар и огромен по площ, основен офис.

Глобалните тенденции и моите наблюдения са, че пандемията създаде и наложи ускоряването на процеси, свързани с преразглеждането на ефективното наемане, управление и ползване на офисни площи. Процес колкото болезнен, толкова и крайно нужен за сегмент, който исторически е много тромав и консервативен.

Какъв е средният  срок на договорите за наем  на офиси при технологичните  компании и очаквате ли да  се промени след пандемията?

По-голямата част от обитателите на Campus X избират максимално гъвкави договори, които се сключват месец за месец, без наказателни или други такси за прекратяване. Имаме компании и специалисти на свободна практика, които избират още по-гъвкави (Flex) пакети, даващи им пълноправен достъп до елементите на Campus X, но с още по-кратки хоризонти – 5, 10 или 15 дни.

В другия край на спектъра са компаниите, които избират по-дълги договори, като при нас най-голямата продължителност е от 36 месеца. Дългосрочните договори са предпоставка за още по-гъвкави модели на ценообразуване и по-големи отстъпки. Разбира се, при този вид взаимоотношения предизвестия има, но най-дългото при нас е три месеца.

От другата страна на времевия вектор са договори за по пет или десет години, които досега бяха честа практика на пазара на офис пространства. Това поражда  затруднения от всякакво естество за технологичните компании  - най-вече малката гъвкавост, който този вид услуга има при такъв дългосрочен договор.

Не само е очаквано от мен, но и глобалните тенденции сочат, че сроковете на договорите ще стават много по-къси и с много по-гъвкави условия. Пазарът се трансформира от въпрос на предлагане към ултиматум на търсенето. Наемодателите ще трябва да се адаптират към новите клиентски изисквания. Но промяната няма да спре само с преразглеждането на сроковете, а ще е само началото на диалога за цялостното офис преживяване, което трябва да бъде предоставено на клиентите.

В САЩ и Великобритания  вече се наблюдава тенденция  за преминаване от твърд наем  към по-гъвкави решения, съобразени  с приходите на компаниите-наематели. Възможно ли е това да се  случи и в България?

Никога не казвай никога. Ако само преди шест месеца ме бяхте попитали дали вярвам, че българската образователна система може да премине в онлайн модел за една седмица, нямаше да повярвам. Но сега това е факт.

Тогава защо да не е възможна и трансформацията и модернизацията в сегмента на бизнес имотите и офисните услуги към един много по-модерен, актуален и гъвкав продукт? Продукт, който е най-накрая огледало на съвременната динамика на клиентите. Трябва да се възползваме от възможността да погледнем към други региони, които вече преминават през този процес и да се поучим. Ние имаме примерите за това кое работи и кое не. И също така можем да съберем данните за това защо работи. Използвайки тези данни, трябва единодушно да се примирим, че офисният сегмент вече няма да е това, което беше преди няколко месеца, и да приветстваме неговото модернизиране.

Така че не само е възможно да се случи, но и ще се случи. Занапред клиентът ще държи диригентската пръчка и музиката ще свири по неговото желание.

Склонни ли са наемодателите  у нас да проявяват гъвкавост  към наемните отношения след  пандемията и какви са очакванията  на компаниите-наематели към тях?

Безпричинното излизане от комфортната зона би било много странна стъпка от страна на наемодателите. Но от средата на март 2020 г. комфортната зона е силно нарушена. Въпросът е не дали са склонни да проявяват гъвкавост, а колко бързо могат да преразгледат приоритетите си, да пренасочат нужните средства и да предоставят нова и по-гъвкава офис услуга.

Ключовите елементи в един такъв нов продукт не се изчерпват с това колко място е необходимо на клиента и за колко дълго време. Те са комбинация от много повече фактори – финансови (оперативни вместо капиталови разходи и минимизиране на първоначалните разходи), сградни (собствен или споделен офис, както и офисът като услуга) човешки (изграждане на разнообразни, разпределени и динамични екипи), непрекъснатост на бизнес операциите (намаляване на риска и редуциране на несигурността).

Вземайки предвид тези специфики, виждаме, че това не е просто трансформирането на името на един продукт в друг, а изисква много елементи да бъдат създадени от нулата. Тук ходовете на наемодателите са два – всеки самостоятелно да предприеме тази трансформация или да си партнира с надеждни оператори.

Кой е успешният модел на офиса на бъдещето  – какви са тенденциите в  света и кои от тях биха  могли да бъдат приложени в  България?

Няма универсална рецепта, която да е приложима за всички. Налице са множество отделни подходи и практики, чиито резултати имаме щастието да наблюдаваме глобално и може да ползваме като отправна точка. Не е нужно да преоткриваме колелото. Достатъчно е да подходим с отворено съзнание и да приемем факта, че този сегмент ще трябва да премине през своята органична трансформация.

А как ще стане това – чрез инвестиции и технологии. Запазването на офис пространства за 5 или 50 души е необходимо да бъде еднакво лесен и удобен за компаниите процес. Отключването или прекратяването на дадени услуги на месечна, седмична или ежедневна база е необходимо да става с един клик. Технологичните инвестиции повече от всякога ще бъдат използвани за подобряването на здравето и благосъстоянието на наемателите (дистанционно управление, модернизирани климатични услуги и UVC лампи, автоматизираните нотификации са само върхът на айсберга). 

Технологиите са важни за въвеждането на новите модели. Но зад тях стоят добре изградените и управляваните процеси, изискващи времеви и финансов ресурс. Инвестициите ще са значителни, особено за наемодатели, които оперират големи пространства. Необходими са ликвидност, резерви и добър финансов баланс

Как ще се променят  пространствата за съвместна  работа след пандемията?

Можем да гледаме на промяната като задължителна, препоръчителна и отличаваща.

Задължителни

На първо място е безопасността на хората и оттам пълната имплементация на всички нови и бъдещи правила за работа, които поставят в центъра грижата за здравето и сигурността. Сега повече от всякога е ключово доверието между наемодатели, оператори и обитателите на офисните площи. Затова е важно всяка от тези страни да следи за стриктното изпълнение на регулаторните изисквания, както и да има ясен процес за прекратяване на отношенията в случай на неспазването им.

Препоръчителни

Имплементацията на препоръчителните промени ще отдели тези, които проформа ги изпълняват, от тези, които вкарват сърце и разум в тях. Добър пример е създаването на „бариери“ между работните места на служителите – една проформа имплементация е спускането на плексигласови прегради като пред касов терминал в супермаркет, друга е преосмислянето на дизайна на помещението, архитектурата и интериорния избор. За едното са нужни много по-малко време и ресурси, но ангажираността с препоръчителните промени и грижата за хората е много по-малка.

Отличаващи

Кои са тези, които ще извървят допълнителната миля? Създаването на максимално комфортна среда за работа, без това да компрометира здравето на служителите или понижава продуктивността на компанията - това е отличителната характеристика на успешните компании. Тези, които приемат промяната като механизъм за трансформация, ще излязат по-силни от ситуацията. Именно те ще създадат най-добрите предпоставки за това техните служители гордо да нарекат тази компания своя нов дом.