Управление на активи в условия на дистанционна работа

В последната година бизнесът се изправя пред много предизвикателства, свързани с дистанционната работа. Техническата обезпеченост на отдалечените работни места, осигуряването на информационна сигурност и ефективното управление и комуникация на екипите са основните теми, за които често се говори. Има обаче и една друга ключова тема, която засяга ежедневната оперативна работа на всяка компания. Това е правилното управление на нейните материални активи. Независимо дали става дума за технологии, автомобили, машини или други активи, ефективното им управление е в основата на целия бизнес процес.

Менажирането на активи в условия на дистанционна работа е предизвикателно. Затрудненията произтичат основно от липсата на физически достъп до актива. Тези проблеми могат да бъдат решени бързо и лесно, чрез интегриране на дигитален процес за управление на активи. Една от най-големите български ИТ компании, Лирекс, отдавна създава свое собствено софтуерно решение за централизирано дигитално управление на активи, LIREX ASSETS, което вече е внедрено и работи успешно в много организации у нас и в чужбина. Дигитализирането на процеса по управление на активите позволява безпроблемна работа с всеки от тях, в условия на дистанция. Благодарение на лесния достъп от всяко място и през всяко устройство, системата значително намалява времето необходимо за менажиране и документиране на промените. В същото време се повишава ефективността на процеса по инвентаризация. Като цяло дигитализираното  управление на активи може да  постигне значителна предвидимост на разходите за наличните оборудване и инвентар, както и да повиши ефективността на инвестициите за нови оборудване и инвентар.

Това е само една от причините, поради които много компании избират дигиталното управление на активи, за да подобрят ефективността на работата си. Този подход създава и други улеснения за всеки, който го използва. Едно от тях е възможността за автоматизирано преброяване на активите. Това дава бърз, актуален и точен поглед върху текущата наличност. В случаите обаче, когато, хората, съответно и зачислените им активи, не се намират на територията на организацията и не могат да бъдат инвентаризирани на място, на помощ идва алтернатива на автоматизираното броене. Тази функционалност позволява персонализирано изпращане на искане за потвърждение за наличността на актива към неговия ползвател. За избягване на забавяне и оптимизация на процеса, съответното потвърждение може да се извърши и през мобилен телефон.

Друго улеснение, което предоставя дигиталното решение, е възможността за навременно актуализиране на информацията за активите. За всяка компания това е от значение, защото забавеното актуализиране на тези данни би могло да доведе до неточности в процеса на инвентаризация и би могло да донесе финансови щети за компанията.  Нека вземем за пример един служебен автомобил. Динамично променящата се характеристика на всеки автомобил е промяната на изминатите километри. Достигането на определен брой километри пък води до изтичане на фабричната гаранция на автомобила. Благодарение на системата за дигитално управление на активи, отговорникът на актива може да извършва периодична актуализация на данни със специално предназначение, директно от мобилното приложение на своя телефон. За да се избегне забавяне, може да бъде конфигурирано автоматизирано напомняне към отговорника на актика. Ако се върнем на примера със служебния автомобил, това означава, че системата може да напомня на ползвателя на служебния автомобил да актуализира данните за изминатите километри всяка седмица, месец или друг произволен интервал. В същото време системата позволява и конфигурация на гранична стойност, която при достигане на съответно събитие, системата известява  за това. Или ако в случая ни със служебния автомобил гаранцията изтича при достигане на 100 000 км., то системата ще ни информира предварително за наближаване на настъпващото събитие.

Друга значима функционалност, с която LIREX ASSETS  подпомага управлението на активи е електронното подписване на автоматично генерирани и попълнени от системата формуляри, като приемо-предавателни протоколи за зачисляване на активи, или инвентарен опис.  Предвид актуалната обстановка и тенденцията за работа от дома,  Лирекс развива и такава функционалност в своята система за дигитално управление на активи.

На практика дигиталната система за управление на активи е непрекъснато развиващо се решение, което може да бъде адаптирано за конкретните специфики и нужди на всяка компания, независимо от вида на нейните активи, техния брой или обем на компанията. В непрестанно променящата се бизнес среда, която изисква особена гъвкавост и бърза адаптация към различни условия на работа, дигитализацията на управлението на активи е най-доброто решение, от което една компания може да се възползва и да подобри своите процеси и ефективност дългосрочно.