Управление на промяната в организацията – фактори и процеси

Компаниите непрекъснато се изправят пред ситуации, в които им се налага да се справят с променящи се обстоятелства на пазара, в бизнес средата, в институционалната рамка, условията на дейност и процедурите в самата организация и т.н.

В зависимост от сектора, в който развиват дейност, тези промени може да са по-чести и по-мащабни, но те винаги са придружени от сложен процес, който има оперативен, финансов, административен, емоционален и други аспекти.

Този процес трябва да се контролира и управлява през целия период на промяната, за да постигнем желаните резултати и за да сме сигурни, че той протича именно по начина, по който целим без изменения, усложнения или промяна в курса.

По време на конференция, посветена на аутсорсинга и офшоринга, организирана от Financial Times вчера и днес в Лондон, Кати Джоснън, вицепрезидент Анализи в консултантската компания Celerant Consulting, предложи няколко насоки за това как да направляваме успешно процеса на промяна в дадена организация.

Според нея при всяка промяна, независимо дали е свързана с изнасяне на част от дейността извън компанията, с нововъведения в тази дейност или в организацията на компанията, този процес е свързан с участието на различни групи в рамките на организацията, като трябва целенасочено да се управлява. Това е един от ключовите аспекти на промяната, който, по нейно мнение, често се пренебрегва.

Обикновено компаниите се фокусират върху същността на промяната и методологията за това как да се осъществи промяната остава на заден план.

По думите на Джонсън едно подобно „пътуване към промяната“ е свързано с координирането на процеси, управленска система и хора. Тези три елемента трябва да са „оркестрирани“ добре, за да се постигне желаният резултат. Компаниите трябва да си поставят измерими цели за това какво и как искат да постигнат. Едно от предизвикателствата при тези цели е да се намери измерим, количествен показател за всички нематериални процеси, свързани с промяната, чрез факти, данни и анализ.

„Може много лесно да промените процесите, но не бихте постигнали желаните резултати, ако наред с това не промените и начина, по който тези процеси се управляват“, каза Джонсън, като добави, че по време на процеса трябва да се има предвид и как промяната се комуникира към хората в организацията.

По думите й всяка промяна започва с планиране, което трябва да се осъществи на всички нива в дадена организацията. Висшето управленско ниво обикновено инициира промяната и логично стои зад нея, но е много важно да се получи подкрепата и на мениджмънта от средното управленско ниво. Обикновено те са онези, които ще предадат промяната към служителите, след като тя бъде въведена.

На следващ етап от процеса на промяна са самата реализация и нейното установяване и внедряване. Това е свързано с обучения и въвличане на всички служители в новия процес, за да могат промените да получат подкрепа и да се приемат от тях.

Според Джонсън, наред с чисто процедурния аспект на промените, те са свързани с осъществяването на промяна в поведението на тези различни групи в организацията (служители, средно управленско ниво, лидери, висш мениджмънт), всички от които приемат и реагират на промяната по различен начин. Затова от съществено значение е по време на този процес да се имат предвид и където е необходимо да се управляват и емоциите на тези групи.

Промяната в поведението е труден и често неприятен процес и за него помага измерването на реалните резултати, казва Кати Джонсън.

Тя очерта следните етапи от въвеждане на всяка промяна. На първо място е приемането на новите процеси в организацията от страна на въпросните групи, следвано от разбиране на същността на новостите. Тези етапи все още са свързани с промяна само на процесите и може да са съпроводени с недоверие и опит за запазване на статуквото.

Следват промените в поведението на служителите, които се изразяват в съобразяване и прилагане на промените. На този етап служителите наблюдават и допринасят, но все още може да се среща недоверие.

Едва на следващия етап от процеса на промените последните се възприемат като „собственост“ от служителите и вече на лице е промяна в културата. Показател за това е, че служителите вече ги приемат като част от корпоративната култура на организацията и не искат да се върнат към старите процеси, каза Джонсън.

Още от конференцията в Лондон:

Скритите рискове и негативи на аутсорсинга

Три сценария за развитието на световната икономика

Къде е България сред световните аутсорсинг дестинации?