Каква част от работния ден прекарваме на работното си място?

Каква част от работното си време служителите прекарват на работното си място, кои са най-важните фактори при избора на офис, как се променят нуждите на бизнеса от работно пространство и каква част от него оползотворяваме? Това бяха част от въпросите, поставени на конференцията за пазара на офис площи в Европа и България „Европейски стандарти в изграждането на офис проекти“, организирана от Forton International.

Съществува ясно определен процес за анализиране на нуждите на конкретната организация от офис пространство, неговото разпределение, локация и т.н., каза Матю Стоун, директор стратегическо развитие на корпоративни наематели за Европа, Близкия Изток и Африка в Cushman & Wakefield (C&W).

Сред най-важните фактори, които трябва да се анализират преди това, са предвижданията за растеж на бизнеса, как организацията ще използва пространството съобразно своите нужди и специфики на дейността, как ще го финансира, как ще го брандира, каква локация ще има и т.н. Всичко това трябва да се анализира в контекста на пазара на имоти, инвестиционния и дълговия пазар в дадения момент и други.

Точното пространство, от което се нуждае дадена организация, варира значително в зависимост от типа индустрия, дейност и етап от развитие на организацията. Проучване на C&W показва, че медийните компании са “най-щедри” по отношение на работно пространство на служител, като при тях се падат близо 20 кв. м от общата площ на офиса на отделен служител. За сравнение, в офисите на компаниите от логистичния сектор тази площ е средно 9 кв. м на служител.

При избора на офис пространство се разглежда начинът, по който се използва всяко работно място, всяко бюро, за да се определи как функционират отделните бизнес отдели и какви са техните нужди, каза Стоун.

Според компанията служителите в някои отдели прекарват едва 19% от времето си на работното си място, в сравнение със 71% в други. Като цяло голяма част от служители в отделите прекарват под 50% от времето си на работното си място. Тук основният въпрос е дали всички те имат нужда от едно и също пространство или прекарват по-голяма част от времето си извън офиса и имат нужда от поддръжка и работна база някъде другаде, коментира той.

Видът дейност и нейната честота също имат основно значение за определяне на типа работно място за отделните организации и различните отдели в тях. Проучването на компанията показва, че служителите прекарват най-много време в писане и четене на e-mail и най-малко в провеждане на екипни срещи и оценка на своята и/или на другите работа.

Той уточни, че тези условия важат най-вече за организации, чиято дейност предполага активна употреба на новите технологии и дигитална обработка на информацията.

Това е в сила и в контекста на все по-гъвкавите работни практики и работата от разстояние (телеработа), като например работа от дома, докато служителят е на път и други.

“Вие не просто давате на отделния служител бюро, на което да работи, а по-скоро заделяте пространство на сървъра, а той сам ще избере дали физически да работи в офиса”, каза той.

Тези нови практики налагат все повече промени във вида офиси.

На въпрос на Investor.bg как може да се очаква да се промени развитието на пазара на офис площи предвид разпространението на практиките за телеработа Стоун отговори, че това не означава, че нуждата от офиси ще отпадне.

Новите практики обаче водят до промяна в облика, начина на функциониране и разпределение на работната среда.

Той даде пример с British Telecom, която е провела пилотно проучване, за да установи дали служителите й се нуждаят от офис, изхождайки от презумпцията, че всички служители могат да работят от вкъщи, което в крайна сметка установило, че офисът е нужен. Наред с всички други фактори служителите имат нужда от човешкия контакт и директна комуникация, поясни той.

За в бъдеще офисите ще бъдат различни по стил и вътрешно разпределение, много по-гъвкави, за разлика от сегашните помещения с отделни “клетки” за всеки служител.

Подходящият офис може да донесе значителни спестявания за бизнеса чрез подобрена продуктивност и по-ниско текучество на персонала заради по-добрата работна среда, по-добра синергия между екипите чрез планирано разпределение и отдалеченост между отделите, намалено потребление на енергия, по-малко отпадъци и др. Всичко това са предпоставки организацията да се превърне в желан работодател, което да доведе и до по-високо качество на кандидатите за работа в нея.

Според управляващия директор на Cushman & Wakefield за Словакия Андрю Томпсън нарасналата конкурентност в икономиката оказва и директно влияние върху това как отделните сгради се изграждат, представят и продават.

Според него едни от най-подходящите формати работна среда са сградите със смесено предназначение и бизнес парковете, които предоставят гъвкавост в организацията на офиса и начина, по който пространството се оползотворява.

Той каза, че през последните години се наблюдава съществена промяна в изискванията на служителите от т. нар. “I-поколение” (израснало и активно използващо интернет технологиите). Това са млади, талантливи и иновативни хора, които искат да се чувстват оценени.

Даден бе пример с няколко модерни смесени проекта в Чехия, които в известен смисъл са изпреварили времето си. Томпсън обясни, че при огледа някои потенциални наематели са преценили, че сградите са “прекалено специални” и някои от техните партньори и клиенти може да сметнат, че имат прекалено високи приходи и може би завишават цените на своите услуги или продукти.

Наред с това той цитира проучване, според което почти 80% от собствениците и наемателите на офис сгради очакват екологичните индикатори да бъдат сред ключовите характеристики на сградите им.

Това ще бъде и допълнително стимулирано от европейското законодателство, което ще влезе в сила от 2009 г., което налага строги изисквания в това отношение, каза той. Същото проучване е показало, че преди шест месеца 40% от собствениците и наемателите на офис сгради не са били информирани за тези законодателни промени.

По отношение на екологичното строителство той посочи, че съществува един вид дяволски кръг, в който всяка група играчи на пазара обвинява някоя друга. Докато инвеститорите смятат, че дори и да построят енергийно-ефективни сгради, за тях няма достатъчно търсене, наемателите казват, че биха наели такива сгради, но тях почти ги няма на пазара. Строителите пък са на мнение, че могат да изграждат такива сгради, но строителните предприемачи не проявяват интерес към тях. На свой ред последните казват, че биха проявили интерес към такива сгради, но инвеститорите не са готови да инвестират в тях.