Калина Ченгелиева: Добрият фасилити мениджър не дели клиентите на малки и големи

Калина Ченгелиева е фасилити мениджър в инвестиционно-консултантската компания в сферата на строителството, недвижимите имоти и поддръжката на сгради „Планекс Инвест“.

Има повече от 15 години опит в управлението на офис и търговски центрове в България и чужбина.

Една от основните дейности на „Планекс Инвест“ е управлението на бизнес и офис центрове, градски и ваканционни комплекси.

Компанията осигурява цялостна поддръжка, мениджмънт на общите части и етажната собственост, както и ремонтни дейности на отделни жилища, офиси или цели сгради.

Дейността се представя под търговската марка PLHome. Фирмата има офиси във Варна и София.

- Какви услуги осигурява една професионална фасилити мениджмънт компания на собствениците на офис сградите?

Всеки инвеститор, собственик и наемател на бизнес сграда се стреми към осигуряване на възможно най-гладкото протичане на ежедневните процеси в неговия обект. Влияние оказват различни фактори – градът, в който е изграден бизнес центърът, локацията му, профилът на клиентите в него и ред други. Този процес е свързан с редица предизвикателства, но можем да кажем, че обслужващата фасилити мениджмънт (ФМ) компания се изправя пред повечето от тях.

Какви аспекти на управлението и поддръжката на съответната офис сграда ще поеме фасилити мениджмънтът, зависи и от това дали сградата е съзнателно проектирана с намерението да отговори на максимален брой критерии за ефективност, функционалност и сигурност.

Професионалната ФМ компания може да добави стойност за собственика на имота, като контролира от негово име планирането на дейностите по поддръжка, изпълнението на тези дейности, материалите, които се ползват, и други. Ако в сградата от самото начало са били заложени модерни технологии и похвати за оптимизация на нейното функциониране, тогава в дългосрочен план фасилити мениджърът може да се съсредоточи основно върху експлоатацията, поддръжката и взаимоотношенията с наемателите.

- Как използването на ФМ компания за управление и поддръжка на офис сгради помага за ефективното им експлоатиране?

Най-лесният и предпочитан вариант за всеки собственик или управител на офис сграда е едновременното стартиране на използването на всички помещения, но за съжаление, това може да се изпълни в редки случаи. Обикновено населването на помещенията се осъществява поетапно.

За своите първи клиенти ФМ компанията трябва да осигури тиха, уютна и спокойна работна атмосфера, с добре поддържани общи части и пълен набор от предлагани услуги. Това е предизвикателство, когато в същото време на други помещения в съседство им предстои строително завършване или се осъществява обособяване на нови зони във вече съществуващи обекти.

За фирмите, извършващи довършителни дейности, този процес е свързан с разработване, утвърждаване и спазване на по-комплексни от вече съществуващите правила. Например фасилити мениджмънт компанията трябва да търси алтернативни коридори на придвижване и зареждане, като същевременно нивото на почистване значително трябва да се завиши. В такива случаи в основната цел се превръща съвместяването на два напълно противоположни на пръв поглед процеса – нормалното функциониране на бизнес центъра и строителното завършване на новите помещения.

- Какви са особеностите в управлението и поддръжката на сгради със смесено предназначение? Със сигурност има разлика между чисто търговски помещения и такива с ясен офис профил…

Това е точно така, разлики има и точно това е едно от съществените предизвикателства в управлението на сгради със смесено предназначение. Нужно е много точно определяне на реда и начина на осъществяване на достъпа до обектите, времето за извършване на профилактика, както и търпимостта на клиента към дадена неочаквана повреда в някоя от инсталациите.

Ако за търговските сгради е характерна концентрацията на широк кръг от обекти с разнообразни стоки и услуги, със свободен достъп на клиенти и посетители до тях, то за бизнес сградите от изключителна важност е именно контролираният достъп. Когато към този микс се добави и един конферентен център, задачата значително се усложнява.

Усилията на ФМ компанията трябва да бъдат насочени към осигуряването на нуждите на различните пространствени части, които функционират в съседството. Трябва да бъдат фокусирани и към запазване и засилване на ефектите от съседството на различните части. Например пред всяка от отделните страни – търговска или офис, е нужно да се изтъкнат ползите, която ще има всяка страна от съседството си с другата.

Характерна черта на офис сградите е, че те трябва да поддържат непрекъснат работен процес. Ако например се случи повреда в климатичната инсталация, поради която се наложи да бъдат спрени климатичните системи, това рядко може да окаже фатално въздействие върху работния процес. Но ако токът спре или се прекъсне интернет връзката, това в много случаи означава спиране на работния процес. Затова за една офис сграда от първостепенно значение са резервното електрозахранване и надеждните комуникационни системи, към което се причислява и изборът на надежден интернет доставчик.

- На пазара има множество ФМ компании. Как да се ориентираме какво прави една компания по-добра и подходяща за нас от друга?

Добре е да се осведомите предварително за портфолиото на компанията, да разгледаде наличните ѝ партньори и клиенти и фирмената ѝ история.  Добрият фасилити мениджър не бива да дели клиентите на малки, средни и големи според размера на помещението, в което те развиват своя бизнес. Интересът на всички страни трябва да е защитен, а компанията трябва да докаже, че всеки нов проект на клиента е важен и уникален, че се познават неговите нужди и той ще получи най-добрата услуга. 

Най-важното условие за доброто управление на всяка сграда е поддържане на баланс между интересите на различните наематели, предлагане на качествени услуги на оптимална цена, както и предлагане на своевременни, адекватни решения.